Avslutte økonomitilganger når en medarbeider slutter
En tidligere medarbeider har fortsatt bank-, faktura- eller rapporttilgang.
Deltidsøkonomen slutter fredag. Personen er eneste administrator for en integrasjon og mottar alle feilmeldinger. Hvis kontoen bare sperres, kan bedriften miste kontrollen over en viktig forbindelse. Hvis den beholdes aktiv, står unødvendig adgang igjen. Planlegg overføring og sperring som én dokumentert prosess med tydelig ansvar.
Kartlegg mer enn regnskapsprogrammets brukerliste
Finn bankfullmakter, offentlige fullmakter, regnskap, lønn, betalingsløsninger, arkiv og integrasjoner. Undersøk også hvem som eier abonnementet, hvem som får varsler og hvilken kontakt leverandøren bruker ved gjenoppretting.
Ikke samle passord eller hemmelige nøkler i overleveringsnotatet. Bruk systemenes støttede prosesser og virksomhetens sikre forvaltning. Personlig elektronisk ID skal ikke overtas av en kollega.
Altinn om systemtilgang beskriver tekniske systemtilganger og fullmakter til offentlige tjenester. Disse må skilles fra en bestemt medarbeiders personlige roller og fra tilganger i banken.
Finn kritiske avhengigheter før sluttdatoen
En tenkt oversikt kan være slik:
| Tilgang eller ansvar | Spørsmål før fratredelse |
|---|---|
| Personlig bruker | Når opphører behovet? |
| Eneste administrator | Hvem overtar, og virker adgangen? |
| Integrasjon | Er den knyttet til en person eller teknisk identitet? |
| Varslingsadresse | Hvem mottar feil og fristpåminnelser? |
| Bankfullmakt | Hvem endrer og bekrefter oppsettet? |
Listen skal angi ansvarlig og status uten å vise hemmeligheter. En personlig innlogging kan ikke bli en permanent «fellesbruker» bare fordi en integrasjon ellers stopper.
Overfør nødvendig myndighet gjennom riktig prosess
Avklar hvem som har rett til å utpeke ny administrator eller godkjenne nye fullmakter. Leverandøren kan kreve dokumentasjon av representasjon. Start tidsnok hvis eneste administrator allerede er utilgjengelig eller har sluttet.
Bankfullmakter gjelder banksporet. Signatur og prokura er et annet spørsmål enn systemets administratorrolle.
Ved mistanke om misbruk kan tilgangen måtte sperres raskt før en vanlig overlevering er ferdig. Da bør hendelsesansvarlig og systemleverandør hjelpe med en trygg videreføring. Driftshensyn er ikke grunn til å la en mistenkt kompromittert konto fortsette ukontrollert.
Test det som skal fungere etterpå
La ny ansvarlig prøve en nødvendig, avgrenset oppgave med sin egen tilgang. Kontroller at varsler kommer frem, at en godkjenningsflyt har riktig mottaker og at relevante integrasjoner fortsatt leverer kontrollerbart grunnlag.
En vellykket innlogging alene viser ikke at personen kan utføre oppgaven. Tilsvarende betyr ikke en grønn integrasjonsstatus at alle dokumenter er overført riktig.
Brukertilgang til regnskapet gir hovedprinsippet. Den nye administratoren bør ikke automatisk arve alt den gamle hadde uten vurdering.
Bekreft avslutningen og bevar nødvendig dokumentasjon
Kontroller sperring, tilbakekalte fullmakter og håndtering av aktive sesjoner eller tilkoblinger etter leverandørens faktiske muligheter. Bevar regnskapsmateriale etter gjeldende plikter, men vurder personopplysninger og e-post etter egne regler.
Datatilsynet om personvern på arbeidsplassen er relevant for videre behandling av medarbeiderens opplysninger. Avslutningsnotatet bør vise hva som er overført, hva som er fjernet og hvilke kontroller som er gjort. En overlevering er ferdig når virksomheten kan arbeide med riktige egne tilganger og den tidligere rollen ikke lenger har unødvendig adgang.