Månedlig møte om budsjettavvik
Velg tiltak med ansvarlig og forventet effekt fremfor å lese hele rapporten høyt.
Et budsjettmøte blir lite nyttig hvis deltagerne bare leser rapporten høyt. Velg de avvikene som krever en beslutning, og avslutt med ansvarlig, frist og en forventet effekt som kan kontrolleres.
Kontroller rapportgrunnlaget først
Bruk samme periode, avgrensning og oppdateringsdato for budsjett og faktisk regnskap. Merk manglende bilag, uferdige periodiseringer og andre foreløpige tall. Et avvik kan skyldes tidspunkt eller registrering, ikke en reell endring i driften.
| Avvikstype | Spørsmål | Mulig handling |
|---|---|---|
| Pris | Kjøpte eller solgte vi til annen pris? | Forhandle eller endre tilbud |
| Mengde | Mer eller mindre aktivitet? | Justere kapasitet |
| Tidspunkt | Kostnaden eller inntekten kom i annen måned? | Oppdatere prognosen |
| Feil grunnlag | Mangler eller feil i rapporten? | Avklare før beslutning |
Et konkret møtepunkteksempel
Budsjettet hadde materialkostnad på 40 000 kroner, mens regnskapet viser 55 000. Før kostnadskutt må dere undersøke om volumet var høyere, innkjøpsprisen steg eller et stort lagerkjøp ble behandlet annerledes enn antatt.
Hvis 10 000 skyldes høyere produksjon og 5 000 høyere pris, blir tiltakene ulike. Salgsvolumet kan forklare den første delen, mens leverandørpris eller kalkyle krever oppfølging av den andre. Møtet kan vedta at innkjøpsansvarlig henter nye tilbud innen en dato, fremfor et uklart krav om lavere utgifter.
Hold tiltakene små nok til å følge
Velg tre viktige saker. Skriv beslutningen med hvem som gjør hva og hvilket tall dere vil se neste måned. Noter hva som ikke er avgjort og hvilket underlag som mangler. Et tiltak uten ansvarlig kan bli stående uendret selv om alle var enige i møtet.
Skill budsjettendring fra forbedring i driften. Å flytte forventningen ned gir et mer realistisk budsjett, men reduserer ikke kostnaden. Følg forrige møtes tiltak før nye vedtas. Kontraktsendringer, personalsaker og juridiske spørsmål vurderes separat. Rapporten er et beslutningsgrunnlag som må forstås, ikke en fasit som automatisk bestemmer hvilke mennesker eller leveranser som bør kuttes.
La deltagerne få rapporten og spørsmålene på forhånd. Det gir tid til å hente faktiske forklaringer og gjør møtet mer nyttig. Hvis en post fortsatt er uavklart, bestem hvem som undersøker den og når saken tas opp igjen. Unngå å gjøre usikre tall til grunnlag for et permanent kutt.
Kilder og videre arbeid
Altinn om budsjett i driftsfasen.