Tilleggsarbeid uten avtalt pris

Når kunden ber om en endring midt i et fastprisoppdrag, kan ekstraarbeidet bli utført før noen har avklart pris eller frist. Lag et endringsgrunnlag mens valget fortsatt er åpent, slik at både kunden og leverandøren vet hva de godkjenner.

Beskriv forskjellen fra opprinnelig avtale

Henvis til bestillingen og forklar hva som kommer i tillegg eller tas bort. Noter kundens kontaktperson og hvem som har myndighet til å bestille. Estimer timer, materialer og virkningen på øvrig arbeid. Egen feilretting skal ikke automatisk presenteres som et nytt kundeønske.

Et tenkt endringsvalg

Et opprinnelig oppdrag har pris på 60 000 kroner uten MVA. Kunden ønsker en ny del som er anslått til åtte timer og 2 000 kroner i materialer. Med tilbudt timepris på 900 blir beregningsgrunnlaget 9 200 kroner før eventuell avgift.

Hvis dette arbeidet gjøres uten avklaring, kan leverandøren få både lavere margin og en tvist om betaling. Alternativet er å beskrive tillegget og be om beslutning før ressursene brukes. En slik rutine trenger ikke være tung; et klart dokument med referanse til avtalen kan være nok når vilkårene ellers er avklart.

Følg endringen til fakturering

Registrer bestilt, utført og fakturert som egne statuser. Kontroller at et tillegg ikke både inngår i sluttsummen og faktureres separat. Dersom kunden avviser tilbudet, må planen vise at den ekstra delen ikke er bestilt.

Det kan finnes situasjoner der umiddelbar handling er nødvendig, men rett til betaling avhenger fortsatt av avtaleforholdet og reglene. Budsjettgodkjenning internt erstatter ikke kundens aksept. Bruk endringsloggen til å forbedre neste fastpristilbud: mange like tillegg kan tyde på at grunnleveransen er uklart beskrevet. Rutinen dokumenterer valget, men avgjør ikke en kontraktstvist.

Kilder og videre arbeid

Altinn om faktura og kreditnota.

Altinn om budsjett i driftsfasen.

Les også kalkyle for et fastprisoppdrag.

Les også etterkalkyle når oppdraget er ferdig.