Etterkalkyle når oppdraget er ferdig
Sammenlign tilbud, faktisk ressursbruk og endringer for å forbedre neste pris.
Et oppdrag er ferdig levert, men erfaringen blir lite nyttig hvis virksomheten bare ser sluttsummen. Sammenlign tilbudets forutsetninger med faktisk ressursbruk, og skill mellom pris, mengde og endret omfang.
Bruk samme oppdragsgrense
Ta frem kalkylen som tilbudet bygde på. Samle timer, materialer, underleveranser og inntekt for den samme leveransen. Noter bestilte tillegg og kostnader som fortsatt mangler bilag. Ikke sammenlign en opprinnelig liten bestilling med et utvidet sluttoppdrag uten å vise forskjellen.
| Avvik | Eksempel | Mulig tiltak |
|---|---|---|
| Mengde | Flere arbeidstimer | Bedre anslag eller gjennomføring |
| Pris | Materialene ble dyrere | Oppdatert innkjøpsgrunnlag |
| Omfang | Kunden bestilte tillegg | Tydelig endringsløp |
| Kvalitet | Egen feil måtte rettes | Forbedret kontroll |
Et tenkt prosjekt
Tilbudet hadde 30 timer til intern kostnad på 500 kroner og materialer for 5 000. Planlagt kostnad var 20 000 kroner. Faktisk ble det 38 timer og 6 000 i materialer, totalt 25 000. Hvis prisen var 32 000 uten MVA, falt bidraget fra forventet 12 000 til 7 000.
Undersøk de ekstra åtte timene. Hvis fem gjelder et dokumentert tillegg og tre gjelder feilretting, trenger de ulike tiltak. Tillegget må også være med i inntektskontrollen. Det er ikke nok å si at prosjektet brukte for mange timer.
Gjør resultatet brukbart neste gang
Skriv tre korte konklusjoner: hva anslaget overså, hva gjennomføringen kunne forbedre, og hva som skal endres i neste tilbud. La den som gjorde arbeidet kommentere før konklusjonen vedtas. En standardisert intern timekostnad er nyttig, men må ikke forveksles med den ansatte sin lønn eller fakturert timepris.
Etterkalkylen bør merkes foreløpig hvis leverandørfakturaer mangler. Oppdater den når kostnadene er komplette. Avtalte krav og eventuelle tvister vurderes separat; en svak margin gir ikke automatisk rett til høyere kundebetaling. Sammenlign flere lignende oppdrag før du endrer prislisten. Ett spesielt vanskelig oppdrag er ikke nødvendigvis representativt for vanlig drift.
Lukk ikke etterkalkylen på samme dag som siste arbeidsøkt hvis viktige oppgjør fortsatt er uavklart. Lag heller en foreløpig versjon med navngitte mangler. Da kan virksomheten lære mens oppdraget er ferskt, og samtidig unngå at et ufullstendig tall senere brukes som sikkert prisgrunnlag.
Kilder og videre arbeid
Altinn om budsjett i driftsfasen.
Les også kalkyle for et fastprisoppdrag.
Les også tilleggsarbeid uten avtalt pris.