Grunnrutiner for små fellesskap
Begynn med personlige tilganger, oppdaterte enheter og en kjent plan når noe går galt.
Små fellesskap bruker ofte e-post, delte dokumenter og meldingsgrupper for å holde kontakt. Det er praktisk, men kan bli uoversiktlig når roller endres eller mange får tilgang til opplysninger de ikke lenger trenger.
Bruk personlige kontoer
Hver deltaker bør bruke sin egen konto. Delte passord gjør det vanskelig å vite hvem som har tilgang, og de er krevende å endre når noen slutter.
Bruk lange, unike passord og flertrinnsbekreftelse der det er mulig. Den ekstra bekreftelsen reduserer faren for at et stjålet passord alene gir adgang.
Gi bare nødvendig tilgang
En person trenger ikke tilgang til alt for å løse én oppgave. Lag en enkel oversikt over viktige mapper, kontoer og kontaktlister. Noter hvem som har tilgang og hvorfor.
Gå gjennom oversikten når roller endres og minst to ganger i året. Fjern gamle tilganger med en gang. Dette er særlig viktig for opplysninger om barn, helse eller andre private forhold.
Oppdater enhetene
Telefoner, datamaskiner og nettverksutstyr bør få sikkerhetsoppdateringer. Slå på automatiske oppdateringer når det er mulig. En enhet som ikke lenger mottar oppdateringer, bør ikke brukes til å åpne følsomme dokumenter.
Ta vare på viktige dokumenter
Avklar hvilke dokumenter fellesskapet ikke kan miste. Lag en sikkerhetskopi på et annet sted enn originalen, og prøv å hente tilbake en fil. En kopi som aldri er testet, gir bare antatt trygghet.
Unngå å samle opplysninger bare fordi det kan være nyttig senere. Mindre innsamling betyr mindre å beskytte og mindre skade dersom noe blir delt feil.
Lag en kort hendelsesplan
Planen kan få plass på én side:
- Hvem skal få beskjed først?
- Hvilke tilganger kan stenges raskt?
- Hvordan tas vare på spor uten å spre dem videre?
- Hvem vurderer om berørte personer eller en offentlig instans skal varsles?
Ved en hendelse bør gruppen først begrense skade, deretter finne ut hva som skjedde. Ikke slett meldinger eller logger som kan være nødvendige for å forstå forløpet.
Datatilsynet og Nasjonal sikkerhetsmyndighet publiserer oppdatert offentlig veiledning. Bruk deres informasjon når personopplysninger eller alvorlige digitale hendelser er berørt.