Når en eksportert vare kommer tilbake
En eksportretur trenger spor til den opprinnelige utførselen og varens identitet. Tollfritak, MVA, kundekreditering og lagerstatus må vurderes hver for seg.
Et norsk foretak selger en vare til en kunde i utlandet i mars. I mai kommer den samme varen tilbake, ubrukt, etter en avtalt retur. Kunden skal få kreditnota. Transportøren trenger samtidig grunnlag for innførselen til Norge.
Kundekrediteringen dokumenterer ikke alene gjeninnførselen. Bedriften må kunne vise hvilken vare som kommer tilbake, hvordan den henger sammen med den tidligere utførselen og hvilke vilkår som eventuelt gir fritak for avgifter.
Lag en sammenhengende retursak
Finn opprinnelig salgsdokument, utførselsdokumentasjon, transportreferanse og avtalen om retur. Identifiser varen med egnet referanse, for eksempel serienummer, parti eller en kombinasjon av varebeskrivelse og mengde.
En pakke merket «returned goods» kan være riktig beskrevet, men ordene er ikke i seg selv bevis for at alle vilkårene er oppfylt. Hvis varen ikke har en individuell kode, må dokumentasjonen på annen måte sannsynliggjøre sammenhengen.
| Spor | Hva det skal forklare |
|---|---|
| Opprinnelig utførsel | Vare, tidspunkt og part |
| Returavtale | Hvorfor kunden sender tilbake |
| Faktisk retur | Identitet, mengde og tilstand |
| Gjeninnførsel | Prosedyre og vurdert avgiftsgrunnlag |
| Kundeoppgjør | Kreditnota, tilbakebetaling eller restkrav |
Tollavgift og merverdiavgift har egne vilkår
Tollavgiftshåndboken om § 6-4 omtaler varer som gjeninnføres i uforandret stand, blant annet forutsetningen om at tollavgift ikke er refundert ved utførselen. Undersøk om varen og historikken faller innenfor bestemmelsen.
Merverdiavgiftshåndboken avsnitt 7-2.3 beskriver egne vilkår for fritak fra innførselsmerverdiavgift. Blant annet har identiteten til den som utfører og innfører betydning, med et særskilt unntak for tidligere endelig avgiftsbelastning.
Ikke overfør en konklusjon om tollavgift direkte til MVA. Et eierskifte og et tidligere avgiftsoppgjør kan få ulik betydning i de to vurderingene. Saken må beskrives med faktiske parter, ikke bare hvem som betalte returetiketten.
Ubrukt er en opplysning som må kontrolleres
Ved mottak bør bedriften undersøke om varen faktisk er uforandret, og dokumentere relevant tilstand. Reparasjon, bearbeiding eller utskifting i utlandet kan gjøre at saken trenger et annet regelgrunnlag enn en ordinær retur av samme vare.
Hvis kunden sender en annen enhet av samme modell, er ikke det uten videre den eksporterte varen. Noter avviket før varen føres tilbake i lageroversikten. Ikke endre serienummeret i den gamle eksportmappen for å få dokumentene til å passe.
En skadet vare kan fortsatt være den samme enheten, men tilstanden og verdien må forklares. Tollprosedyren og regnskapsmessig lagerverdi er to vurderinger som bør bygge på samme faktabeskrivelse uten å bli blandet sammen.
Ikke opprett et fiktivt leverandørkjøp
Retur av den solgte varen er ikke automatisk et nytt kjøp fra kunden. Registreringen må følge det reelle avtaleforholdet. En importpost som systemet forventer en leverandørfaktura til, bør undersøkes fremfor å fylles med et selvlaget kjøpsdokument.
Anta at opprinnelig salgspris var 20 000 kroner og avtalt tilbakebetaling er 18 000 etter et særskilt avklart fradrag. Det er et tenkt avtaleeksempel, ikke en regel om rett til returgebyr. Kreditnotaen, betalingsoppgjøret og varebeholdningen må hver for seg ha et korrekt grunnlag.
Eventuell frakt som kunden eller bedriften har betalt, bør identifiseres separat. Nettobeløpet som går ut av banken, forteller ikke alene hvor mye av det opprinnelige salget som er kreditert.
Kontroller både mottak og sluttoppgjør
Tolletatens innførselsveiledning har egne opplysninger om varer i retur. Gi deklareringsansvarlig dokumentene før forsendelsen behandles som et vanlig nytt kjøp.
Når varen er mottatt, vurder om den kan legges tilbake som salgbar vare, må undersøkes eller skal ha en annen status. Kontroller at kundens saldo og eventuell tilbakebetaling stemmer med den avtalte løsningen.
Bevar til slutt én oversikt over hvilke dokumenter som lukker tollsporet, kundesporet og lagerhendelsen. En bekreftet bankbetaling til kunden lukker ikke automatisk de andre delene. Åpne spørsmål bør ha en ansvarlig og en konkret neste handling, slik at retursaken ikke forsvinner mellom transport, salg og regnskap.
Delretur må kunne avgrenses
Hvis en eksport på ti enheter bare gir to enheter i retur, må returdokumentene vise hvilke to og hvordan de hører til utførselen. Ikke bruk hele den opprinnelige eksportverdien som om alle varene kom tilbake. Kundens kreditnota kan også gjelde bare deler av ordren.
Lag en linjeavstemming som viser opprinnelig antall, returnert antall, kreditert beløp og eventuell gjenstående kundesaldo. Undersøk forskjeller i emballasje og måleenheter: to kolli er ikke nødvendigvis to solgte enheter. Hvis kunden har samlet varer fra flere ordre i én pakke, må referansene fordeles.
Denne avgrensningen gjør det lettere å svare på spørsmål fra både transportør og regnskapsansvarlig. Det blir også mulig å følge senere returer uten at en tidligere kreditnota eller deklarasjon brukes flere ganger på samme vare.