Faktura betalt av en annen enn kunden
Dokumenter sammenhengen mellom betaler, kunde og faktura før beløpet matches.
En faktura kan bli betalt av en eier, et morselskap eller en annen virksomhet. Betalerens navn avgjør ikke automatisk hvem som er kunden. Registreringen må kunne forklare hvorfor innbetalingen reduserer akkurat dette kravet.
Samle forbindelsen mellom partene
Kontroller fakturaens kjøper og bankens opplysninger om avsender. Se på referansen og beløpet, men ikke stol på beløpslikhet alene. Be om skriftlig bekreftelse fra en kjent kontakt dersom betalingen kommer fra et annet foretak uten tydelig referanse.
| Opplysning | Praktisk kontroll |
|---|---|
| Kunden | Stemmer organisasjonsnummeret med fakturaen? |
| Betaleren | Hvem eier kontoen innbetalingen kom fra? |
| Formålet | Hvilket krav opplyser partene at betalingen gjelder? |
| Beløpet | Dekker det én faktura, flere krav eller bare en del? |
Dokumenter avklaringen med fakturanummer og bankreferanse. Dersom avsenderen mener at pengene gjelder et annet oppdrag, skal beløpet ikke bli liggende som betaling av denne fakturaen bare fordi kundenavnet ligner.
Et tenkt eksempel
Et datterselskap kjøper vedlikehold for 15 000 kroner. Morselskapet betaler samme beløp og skriver datterselskapets fakturanummer. Når koblingen er bekreftet, kan betalingen følges mot datterselskapets krav. Det er ikke nødvendig å gjøre morselskapet til kjøper for å forklare innbetalingen. En eventuell intern oppgjørsplikt mellom konsernselskapene er deres separate forhold.
Ekstra kontroll ved refusjon
Hvis betalingen senere skal returneres, må du undersøke hvem pengene skal tilbake til og hvorfor. En forespørsel om refusjon til en ny konto bør bekreftes uavhengig. Bevar sammenhengen med den opprinnelige betaleren; ikke la en løs e-post styre oppgjøret.
Stans automatisk matching når partsforholdet er uklart. Søk regnskapsfaglig eller juridisk hjelp ved motregning mellom flere foretak, omtvistede overføringer eller usikkerhet om betalingens frigjørende virkning. Kontrollen her dokumenterer saken, men avgjør ikke alle kontraktsrettslige spørsmål.
Kilde: Altinn om dokumentasjon av balanseposter.