Betaling ved avbestilling av oppdrag
Vurder om beløpet gjelder levert arbeid, avtalt erstatning eller forskudd som skal returneres.
Når et oppdrag avbestilles, må bedriften finne hva et eventuelt betalingskrav gjelder. Levert arbeid, forskudd og avbestillingsbetaling er forskjellige utgangspunkter. Navnet på fakturalinjen avgjør ikke regnskaps- eller avgiftsbehandlingen.
Les avtalen og statusen sammen
| Kontroll | Opplysninger å samle |
|---|---|
| Avbestillingsvilkår | Frist, prisgrunnlag og eventuell kompensasjon |
| Levert arbeid | Hva kunden faktisk har mottatt |
| Påløpte kostnader | Materialer, underleverandører og bindende bestillinger |
| Mottatt forskudd | Beløp og vilkår for tilbakebetaling |
| Partenes enighet | Hva kunden godtar og hva som er bestridt |
Et krav om dekning av tap kan trenge en annen vurdering enn ordinært salg av en tjeneste. Ikke anta at et beløp er uten MVA fordi det omtales som erstatning, eller avgiftspliktig fordi det sendes som faktura. Be om vurdering av det konkrete forholdet.
Et tenkt eksempel
En kunde avbestiller et oppdrag med avtalt totalpris 50 000 kroner. Bedriften har mottatt 10 000 i forskudd, gjort noe arbeid og bestilt materialer. Det betyr ikke at resten av totalprisen automatisk kan faktureres. Før oppgjør må avtalen, utført arbeid, kostnader og avbestillingsvilkår ses sammen.
Lag en oppstilling som viser hvilket beløp partene er enige om, hva forskuddet dekker, og om noe skal tilbake til kunden. Ikke før tilbakebetaling av forskudd som en ny kostnad uten å undersøke den opprinnelige føringen.
Avklar før innfordring
Hvis kunden bestrider kravet, dokumenter innsigelsen og søk juridisk hjelp ved behov. Regnskapsføreren bør få avtalen og oppgjørsberegningen for å vurdere dokumenter og perioder. En intern kalkyle for tapt fortjeneste er ikke i seg selv bevis på et rettslig krav.
Forebygg tvister med tydelige vilkår før oppdraget aksepteres. Beskriv hva som skjer med bestilte materialer og allerede utført arbeid dersom kunden avbestiller. Vilkårene må passe avtalen og aktuelle regler.
Kilder: Altinn om salgsdokumentasjon og Skatteetaten om MVA.