Kunden bytter selskap under oppdraget
Avklar ny avtalepart og hvilke leveranser som fortsatt tilhører den opprinnelige kunden.
Kunden kan ønske at et nytt selskap overtar oppdraget underveis. Et nytt fakturanavn er ikke nok til å dokumentere overtakelsen. Avklar hvilke rettigheter, leveranser og betalingskrav som faktisk går over til den nye parten.
Del opp før og etter overtakelsen
| Spørsmål | Dokumentasjon |
|---|---|
| Når skjer endringen? | Avtalt dato med begge parter |
| Hvem skylder tidligere fakturaer? | Oversikt over eksisterende krav og eventuell gjeldsovertakelse |
| Hvem mottar videre levering? | Ny bestilling eller endret avtale |
| Hvem eier mottatt forskudd? | Avklaring av forskudd og oppgjør |
| Hvem godkjenner endringen? | Personer med nødvendig fullmakt |
Se etter om kunden bare endrer navn, om virksomheten overdras, eller om en helt annen juridisk kjøper kommer inn. Situasjonene har ulike konsekvenser. Kontroller organisasjonsnumrene; et nytt navn med samme nummer er noe annet enn et nytt selskap.
Et tenkt eksempel
Et oppdrag er halvveis levert til Kunde A AS. Det gjenstår arbeid for 20 000 kroner. Kunde B AS skal overta videre bestilling. En skriftlig avklaring bør forklare hvem som betaler arbeidet som allerede er levert, hvem som mottar resten, og hva som skjer med tidligere forskudd. Ikke flytt åpne krav mellom kundekontoer uten dette grunnlaget.
En betaling fra Kunde B betyr ikke automatisk at Kunde B var kjøper av den gamle leveransen. Betaler og avtalepart kan være forskjellige. Bevar derfor betalingssporet separat fra endringen av avtalen.
Før neste faktura
Oppdater ordre- og kundedata bare for de delene som faktisk er endret. Kontroller at vedlegg og leveringsdatoer følger riktig part. Dersom et nytt salgsdokument skal erstatte et tidligere dokument, må korrigeringen være sporbar.
Ved overføring av kontrakt, omtvistet gjeld eller større forskudd kan juridisk vurdering være nødvendig. Regnskapsfører trenger den avklarte avtalen for å kunne behandle betalinger og dokumenter riktig.
Kilder: Altinn om fakturaens partsopplysninger og AS som egen juridisk person.