Registrere en kundes delbetaling
Behold den ubetalte delen synlig og koble hver innbetaling til riktig krav.
En delbetaling reduserer kundens åpne krav. Den endrer normalt ikke hva som opprinnelig ble solgt. Behold fakturaen, innbetalingen og restbeløpet som tre synlige deler av samme sak. Da blir betalingsoppfølgingen forståelig for både kunden og bedriften.
Kontroller fordelingen
Finn fakturanummeret kunden har oppgitt. Sammenlign beløpet med åpne krav, og undersøk om differansen kan skyldes bankgebyr, valutakurs eller et avtalt prisavslag. En lavere innbetaling er ikke alltid en bevisst delbetaling.
| Felt i oppfølgingen | Hva det skal vise |
|---|---|
| Opprinnelig krav | Fakturaens dokumenterte beløp |
| Mottatt betaling | Faktisk bankbeløp og dato |
| Gjenstående beløp | Rest etter korrekt koblede betalinger og krediteringer |
| Neste avtale | Dato og beløp dersom avdrag er avtalt |
Et tenkt eksempel
Kunden skylder 24 000 kroner og betaler 8 000. Resten er 16 000, forutsatt at betalingen bare gjelder denne fakturaen og ingen kreditnota finnes. Dersom kunden senere betaler 6 000, gjenstår 10 000. De to innbetalingene er ikke to nye salg. Den opprinnelige omsetningen skal ikke føres på nytt hver gang penger kommer inn.
Avtalt avdrag eller uavklart betaling?
Hvis dere har avtalt avdrag, noter avtalen og følg den opp separat fra opprinnelig forfall. Hvis kunden betaler mindre på grunn av en innsigelse, må den bestridte delen vurderes før ordinær innfordring fortsetter. Et løfte om senere betaling er ikke det samme som en banktransaksjon.
Unngå å markere fakturaen som ferdig betalt for å fjerne den fra arbeidslisten. Et slikt grep kan skjule det reelle kravet og gi uriktig kundesaldo. Bruk en tydelig status for uavklarte differanser når årsaken ennå ikke er kjent.
Ved periodeavslutning bør restbeløpet kunne forklares med faktura, alle tilknyttede betalinger og eventuelle avtalte endringer. Be om regnskapsfaglig vurdering hvis det er uklart om restkravet faktisk består.
Kilde: Altinn om avstemming og dokumentasjon.