Delfakturering av et avtalt oppdrag
Avstem milepæler, tidligere fakturering og gjenstående arbeid uten å fakturere samme del to ganger.
Delfakturering bør vise både hva kunden nå betaler for og hva som allerede er fakturert. En milepæl er et faktureringsgrunnlag, ikke bare et prosenttall. Avtalen må forklare når en del er levert eller kan faktureres. Enkelte leveranser har særregler; ikke bruk én generell metode for alle oppdrag.
Lag en enkel faktureringsoversikt
| Milepæl | Avtalt grunnlag | Tidligere fakturert | Gjenstår |
|---|---|---|---|
| Del A | Levering eller avtalt vilkår | Dokumentnummer og beløp | Uavklart rest |
| Del B | Levering eller avtalt vilkår | Dokumentnummer og beløp | Uavklart rest |
| Tillegg | Skriftlig endringsbestilling | Egen referanse | Ikke blandet inn i opprinnelig ramme |
Hold betalingstidspunkt og leveringstidspunkt atskilt. Et forskudd og en delfaktura for levert arbeid kan ha forskjellig dokumentasjons- og avgiftsbehandling. Be om regnskapsfaglig avklaring hvis betalingen skal kreves før levering, eller avtalen gjelder et område med særskilt fakturering.
Et tenkt eksempel
Et oppdrag har avtalt pris 80 000 kroner før eventuell MVA. Første leverte del er fakturert med 30 000. Andre del skal faktureres med 25 000. Oversikten viser dermed 55 000 fakturert og 25 000 igjen av opprinnelig avtale. Et godkjent tillegg på 8 000 føres separat. Det er ikke et restbeløp som allerede ligger i de 80 000.
Kontroller totalsummen mot alle fakturaer og krediteringer, ikke bare mot bankinnbetalingene. En ubetalt delfaktura er fortsatt fakturert; den skal ikke legges inn som nytt salg på sluttfakturaen.
Sjekk sluttoppgjøret
Beskriv hvilke tidligere dokumenter sluttoppgjøret bygger på. Kontroller om det foreligger prisavslag, retur eller ekstraarbeid. La en annen person kontrollere oppsummeringen når oppdraget er stort nok til at feil får betydning. Oppbevar leveringsaksept og endringsbestillinger sammen med faktureringsgrunnlaget.
Dersom kunden holder tilbake betaling på grunn av en mangel, avklar dette særskilt. Ikke skjul det uavklarte forholdet ved å endre milepælsoversikten.
Kilder: Altinn om faktura og oppbevaring av avtalegrunnlag.