Faktura til feil juridisk kunde
Avklar avtalepart før fakturaen rettes, slik at samme salg ikke får to åpne krav.
En kunde sier at fakturaen skulle vært sendt til et annet selskap i samme konsern. Avklar først hvem som kjøpte leveransen. En ny faktura til ønsket navn løser ikke problemet dersom avtalen fortsatt gjelder det opprinnelige selskapet. Organisasjonsnummeret er mer presist enn merkevaren kunden bruker i e-post.
Undersøk hva som er feil
| Situasjon | Hva du må undersøke | Neste handling |
|---|---|---|
| Skrivefeil i navnet, riktig organisasjonsnummer | Om juridisk kjøper er uendret | Avklar korrekt dokumentasjon |
| Annet organisasjonsnummer | Kontrakt, bestilling og aksept | Bekreft riktig kjøper før korrigering |
| Kunden har allerede betalt | Betalingsreferanse og begge selskapenes rolle | Bevar koblingen mellom betaling og korrigerte dokumenter |
Finn bestillingen, kontaktpersonen og leveringsbekreftelsen. Be kunden forklare hvorfor avtaleparten skal endres. Dersom et morselskap bestilte mens et datterselskap brukte varen, er det ikke tilstrekkelig å se hvem som brukte den. Ved uenighet om kontrakten kan juridisk hjelp være nødvendig.
Et tenkt eksempel
Et verksted har sendt en faktura på 18 000 kroner til Drift AS. Kunden ber om faktura til Eiendom AS. Kontroller bestillingen før endringen. Dersom Eiendom AS faktisk var kjøper, må dokumentene rettes sporbar. Dersom Drift AS var kjøper, trenger dere først en avklaring om avtaleparten. Ikke la begge fakturaene stå som betalingskrav for samme arbeid.
Altinn beskriver kreditnota som dokumentet som korrigerer en tidligere faktura. Referansen til originalen skal gjøre sammenhengen synlig. Ikke erstatt en sendt PDF med en ny versjon uten avklart dokumentløp.
Et rent navnebytte må holdes atskilt fra et bytte av juridisk kjøper. Les om nytt foretaksnavn med samme avtale- og fakturaspor når organisasjonsnummeret fortsatt tilhører samme selskap.
Før saken lukkes
Kontroller at den riktige kunden har mottatt dokumentene, at tidligere krav er håndtert, og at eventuell innbetaling ikke står igjen på feil kundesaldo. Oppdater kunderegisteret for fremtidige salg først etter at identiteten er bekreftet. Noter hvem som avklarte kjøperen og hvilken bestilling avklaringen bygger på.
Kilde: Altinn om faktura og kreditnota.