Uteglemt fakturering fra en tidligere periode
Vurder leveringstidspunkt, rapporterte perioder og dokumentasjon uten å tilbakedatere dokumenter.
Oppdager du at levert arbeid aldri ble fakturert, må du rekonstruere grunnlaget uten å finne på dokumentdatoer. Leveringsdato, fakturadato og rapporteringsperiode er forskjellige opplysninger. Et gammelt oppdrag kan også ha avtaler, innsigelser eller betalingsvilkår som må undersøkes før kravet sendes.
Begynn med leveransen
Finn bestilling, prisgrunnlag, timer og leveringsaksept. Kontroller at arbeidet ikke ligger på en samlefaktura, er gjort opp på annen måte eller ble fakturert i et annet selskap. Se også etter tidligere prisavslag og avbestillinger.
| Kontroll | Hvorfor den er nødvendig |
|---|---|
| Dokumentert levering | Gir grunnlag for et faktisk krav |
| Avtalt pris | Hindrer etterfakturering med dagens pris uten avtale |
| Tidligere salgsdokumenter | Avdekker dobbel fakturering |
| Rapporterte perioder | Viser behov for regnskaps- eller avgiftsmessig avklaring |
| Kravets alder | Kan reise spørsmål om foreldelse og avtalt faktureringsfrist |
Et tenkt eksempel
En bedrift finner i mars et oppdrag som ble ferdig i november året før. Arbeidet kostet etter avtalen 14 000 kroner, og ingen faktura finnes. Beskriv leveringen med korrekt tidspunkt i dokumentasjonen. Ikke dater et nytt dokument til november for å få det til å passe inn i et gammelt regnskap. Regnskapsfører må vurdere inntektsperioden og eventuell korrigering med det faktiske underlaget.
Kontakt kunden med et forståelig grunnlag
Forklar hvilket arbeid kravet gjelder og hvorfor det kommer sent. Gi kunden dokumentreferanser og kontaktperson ved spørsmål. Hvis kunden bestrider avtalen eller leveringen, må det behandles som en egen avklaring.
Gamle krav er ikke automatisk gyldige eller foreldet. Alderen alene avgjør ikke dette; datoer, avtaleforhold og eventuelle fristavbrytende handlinger kan være relevante. Søk juridisk hjelp når spørsmålet har betydning.
Avslutt med å finne årsaken til uteglemmelsen. Sammenlign fullførte oppdrag med fakturert arbeid jevnlig, slik at et glemt faktureringsgrunnlag oppdages før årsslutt.
Kilder: Altinn om fakturaopplysninger og bokføringsplikt.