Salg fakturert fra feil selskap
Kontroller kontrakt og leverandøransvar før korrigering på tvers av juridiske enheter.
To selskaper med samme eier kan ikke bruke fakturaer om hverandre. Hvilket selskap som leverte og hadde avtalen, må avklares før dokumentene korrigeres. Felles kontaktperson, logo eller kontoradresse gjør ikke foretakene til én selger.
Lag en oversikt over partsforholdet
| Grunnlag | Kontroll |
|---|---|
| Kundeavtale | Hvilket organisasjonsnummer er leverandør? |
| Utført arbeid | Hvem hadde leveringsansvar og kostnader? |
| Faktura | Hvilket foretak står som selger? |
| Betaling | Hvilken konto mottok pengene? |
| Rapportering | Er beløpet allerede tatt med i en levert periode? |
Samle avtaler, bestilling og leveringsdokumentasjon. Hvis ett selskap har levert som underleverandør til det andre, kan det foreligge to forskjellige leveranser. Da er det ikke nødvendigvis riktig å flytte kundesalget direkte til den som fysisk utførte arbeidet.
Et tenkt eksempel
Eieren driver Konsulent AS og Drift AS. Konsulent AS inngår avtalen med kunden, men en medarbeider sender faktura fra Drift AS. Før retting må dere finne ut om Drift AS faktisk hadde et underleverandøroppdrag, eller om fakturaen bare ble opprettet i feil konto. Ikke slett sporene for å få regnskapene til å se ryddige ut.
En korrigering kan berøre kundefordringer, inntekter, MVA og betaling i begge selskaper. Hvis penger er mottatt i feil selskap, må også overføringen mellom selskapene dokumenteres. En bankoverføring mellom selskapene reparerer ikke i seg selv en uriktig faktura.
Be om en samlet korrigeringsplan
Regnskapsfører bør få dokumentene fra begge foretakene og vite hvilke perioder som er rapportert. Avklar rekkefølge, dokumentreferanser og kundekommunikasjon før nye krav sendes. Ved uklar kontrakt eller uenighet om leverandøransvar kan juridisk hjelp være nødvendig.
Forebygg gjentakelser med tydelig selskapsnavn i arbeidsflaten, separate betalingsopplysninger og kontroll av selger før utstedelse. En kontroll av bare kunde og beløp fanger ikke denne feilen.
Kilder: Altinn om faktura og aksjeselskap som organisasjonsform.