Samle flere leveranser på en faktura
Kontroller at faktureringsgrunnlaget viser dato, omfang og avtalt pris for hver levering.
En samlefaktura sparer administrasjon, men kan skjule feil hvis leveransene ikke er spesifisert. Bruk en felles oversikt med én rad per leveranse. Da kan du kontrollere både at alt er med og at ingenting faktureres to ganger.
Lag et underlag som summerer riktig
| Felt | Hva det skal vise |
|---|---|
| Leveringsdato | Når kunden mottok varen eller arbeidet |
| Oppdrag eller bestilling | Hvilken avtale hver levering tilhører |
| Omfang | Antall, timer eller annen avtalt måleenhet |
| Prisgrunnlag | Avtalt sats og eventuelle rabatter |
| Fakturastatus | Ikke fakturert, tidligere fakturert eller uavklart |
Kontroller om leveransene har samme kjøper, vilkår og avgiftsbehandling. Ulike juridiske kunder skal ikke samles under ett tilfeldig kundenavn. Avklar også tidspunkt for fakturering; samlefakturering må passe reglene og avtalene for den konkrete leveransen.
Et tenkt eksempel
Bedriften har levert tre servicebesøk i løpet av måneden: 2 000, 3 500 og 2 500 kroner før eventuell MVA. Det siste besøket ble allerede fakturert separat. En ny samlefaktura skal ikke inkludere alle tre bare fordi de ligger i arbeidslisten. Det ufakturerte grunnlaget er 5 500. Oversikten må vise hvorfor den tredje raden er utelatt.
En bankinnbetaling viser ikke hvilke leveranser som er fakturert. Bruk dokumentnummer som kontroll på fakturastatus, også når eldre fakturaer fortsatt er ubetalt.
Kontroll før utsendelse
La kunden kunne forstå hver linje eller et tydelig tilknyttet vedlegg. Avstem summen av underlaget mot fakturaen. Se spesielt etter ekstraarbeid som mangler godkjenning, rettelser og leveranser fra forrige periode.
Etter utsendelse bør dokumentreferansen legges tilbake på leveranseoversikten. Da kan den samme arbeidslisten brukes til å kontrollere fremtidige samlefakturaer. Hvis systemet og et eget regneark har ulike statusopplysninger, avklar hvilken kilde som er styrende og hvem som oppdaterer den.
Kilde: Altinn om salgsdokumentasjon.