Når kunden krever bestillingsnummer
Skill kundens innkjøpskrav fra fakturaens lovkrav og dokumenter hvem som godkjenner leveransen.
En korrekt faktura kan bli liggende hos kunden fordi den mangler et innkjøpsnummer. Kundens behandlingskrav og fakturaens lovkrav er to forskjellige kontrollpunkter. Finn ut om kunden trenger en referanse, eller om selve faktureringsgrunnlaget er feil, før du sender nye dokumenter.
Finn nummeret hos riktig person
Be bestilleren om innkjøpsnummer, navn på mottaker og eventuelt kostnadssted. Kontroller at referansen gjelder akkurat denne leveransen. Et nummer fra forrige oppdrag kan sende fakturaen til feil godkjenner og forlenge ventetiden.
| Kontroll | Spørsmål til kunden |
|---|---|
| Bestilling | Hvilket nummer gjelder vår leveranse? |
| Fakturamottak | Skal referansen stå i et bestemt felt? |
| Godkjenning | Hvem bekrefter at arbeidet er utført? |
| Betaling | Når kan fakturaen behandles etter at opplysningen er avklart? |
Ikke gjett et nummer for å få fakturaen gjennom et mottak. Dokumenter kundens svar sammen med bestillingen. Ved elektronisk fakturering må referansen være plassert slik mottakeren faktisk forventer; en tekst i vedlegget er ikke alltid tilstrekkelig for maskinell behandling.
Et tenkt eksempel
En liten servicebedrift leverer arbeid for 9 500 kroner. Fakturaen er sendt, men bestilleren opplyser at innkjøpsnummeret mangler. Beløp, kjøper og levering stemmer. Avklar med mottakeren hvordan referansen skal suppleres. En manglende administrativ referanse er ikke automatisk grunn til å opprette et nytt betalingskrav. Dersom kunden krever et nytt dokumentløp, må opprinnelig faktura håndteres sporbar.
Forebygg neste stopp
Legg bestillingsreferansen inn i oppdragsgrunnlaget før levering. La medarbeideren som mottar bestillingen kontrollere referansen, mens den som fakturerer kontrollerer at den følger med. Ved muntlige bestillinger bør en kort skriftlig bekreftelse angi kjøper, omfang, prisgrunnlag og fakturareferanse.
Hvis kunden bestrider at arbeidet var bestilt, er saken mer enn en manglende referanse. Samle avtalegrunnlaget og avklar kravet før vanlig betalingsoppfølging fortsetter.
Kilde: Altinn om opplysninger i salgsdokumentasjon.