Kunden har betalt for mye
Finn om beløpet gjelder en annen faktura, et forskudd eller en reell tilbakebetaling.
En innbetaling som er større enn fakturaen, skal undersøkes før restbeløpet refunderes. Overbetalingen kan gjelde et annet krav eller et avtalt forskudd. Ikke la en automatisk match bestemme hva differansen betyr.
Finn hva kunden mente
Kontroller betaler, referanse, beløp og dato. Se også på kundens øvrige åpne fakturaer og krediteringer. Be kunden bekrefte hvilke dokumenter betalingen gjelder hvis grunnlaget er uklart. Bevar svaret slik at avstemmingen kan forklares senere.
| Mulig forklaring | Kontroll før handling |
|---|---|
| To fakturaer betalt samlet | Sammenlign innbetalingen med begge dokumentene |
| Samme faktura betalt to ganger | Finn to faktiske banktransaksjoner |
| Forskudd på nytt oppdrag | Se etter skriftlig avtale og nytt oppdragsgrunnlag |
| Kunden har tastet feil beløp | Bekreft tilbakebetalingskravet og mottakeren |
Et tenkt eksempel
En faktura på 12 500 kroner blir betalt med 15 000. Differansen er 2 500. Bedriften har også en åpen faktura på 2 500 til samme kunde. Det kan være en samlebetaling, men beløpslikheten er ikke bevis. Når kunden bekrefter fordelingen, kan begge krav kobles til innbetalingen. Hvis betalingen bare gjelder den første fakturaen, må overskytende beløp holdes synlig som et uavklart mellomværende.
Ikke bokfør differansen som ekstra omsetning uten et reelt salgsgrunnlag. Og ikke lag en kreditnota for et salg som var riktig bare for å få betalingssummen til å passe.
Tilbakebetaling med kontroll
Hvis pengene skal returneres, kontroller hvem som faktisk betalte og hvilken konto som kan brukes. Vær særlig oppmerksom når noen ber om refusjon til en ny konto eller en tredje person. Bekreft forespørselen gjennom en kjent kontaktkanal. Knytt utbetalingen til den opprinnelige innbetalingen og dokumenter at kundesaldoen er riktig etterpå.
Ta saken videre dersom betaler og kunde er forskjellige juridiske personer, eller partene er uenige om fordelingen.
Kilde: Altinn om dokumentasjon av balanseposter.