AS-faktura betalt til eierens privatkonto
Kartlegg mellomværende med eieren uten å behandle kundebetalingen som nytt salg.
Når en kunde betaler en AS-faktura til eierens private konto, er selskapets salg og eierens mottak av penger to forskjellige forhold. Ikke før samme salg en gang til når pengene senere kommer til firmakontoen. Først må begge overføringene dokumenteres og mellomværendet med eieren avklares.
Finn hele betalingssporet
Be om bankdokumentasjon som viser kundens innbetaling. Samle faktura, beløp, dato og eventuell videre overføring fra eieren til selskapet. Sladd private opplysninger som ikke er relevante, men behold de opplysningene som trengs for å identifisere transaksjonen.
| Hendelse | Hva den må kobles til |
|---|---|
| Kunden betaler eieren | Selskapets faktura og kundens betalingsreferanse |
| Eieren overfører til AS | Opprinnelig kundebetaling og mellomværende |
| Beløpet blir hos eieren | En dokumentert fordring eller annen faglig vurdert behandling |
Et tenkt eksempel
Kunden betaler 10 000 kroner til eieren. Eieren overfører 10 000 til AS to dager senere. Banken i AS viser bare den siste overføringen. Uten kundens betalingsspor kan beløpet feilaktig se ut som et eierinnskudd eller et nytt salg. Begge trinn må derfor forklares mot den samme fakturaen.
Hvis eieren bare overfører 8 000, må de resterende 2 000 avklares. Ikke anta at forskjellen er en refusjon til eieren, lønn eller utbytte. Slike disposisjoner har egne vilkår og dokumentasjonsbehov. Eierlån og private uttak fra AS kan også reise særskilte skattespørsmål.
Rett rutinen, ikke bare saldoen
Kontroller kontonummer på fakturamal og kundeinstruksjon. Gi kunden korrekt betalingsinformasjon for senere oppgjør. La regnskapsfører se fakturaen og begge banksporene slik at kundekrav og eiermellomværende behandles sammen.
AS og eieren er egne rettssubjekter. Metoden som kan brukes for en næringsdrivendes private bankkonto i et ENK, skal ikke kopieres ukritisk til AS. Ved gjentatte private mottak bør styret og den økonomiansvarlige avklare årsaken og etablere en tydelig betalingsrutine.
Kilder: Altinn om aksjeselskap og dokumentasjon av balansen.