Små differanser ved kundebetaling
Skill avrunding fra gebyr, delbetaling og valuta før restbeløpet håndteres.
En liten rest på en betalt faktura kan skyldes avrunding, men også gebyr, valuta eller et bevisst fratrekk. Finn årsaken før beløpet avskrives. Mange små avvik med samme årsak kan vise at betalingsrutinen er feil.
Sammenlign dokument og bank
Kontroller fakturaens total, kundens betalingsreferanse og bankens faktiske beløp. Ved utenlandsk valuta må du også se på valutaen i kravet og hvordan beløpet ble omregnet. Et gebyr hos banken skal ikke nødvendigvis endre kundens salgspris.
| Mulig årsak | Hva du undersøker |
|---|---|
| Avrunding | Hvordan faktura og betaling ble avrundet |
| Bankgebyr | Oppgjørsrapport og gebyrbelastning |
| Valuta | Opprinnelig valuta, betalingsvaluta og kursgrunnlag |
| Prisavslag | Om fratrekket er avtalt og dokumentert |
| Tastet feil beløp | Kundens forklaring og gjenværende krav |
Et tenkt eksempel
En faktura på 1 249,50 kroner blir betalt med 1 250. Det lille overskytende beløpet kan være kundens avrunding. En annen faktura på 1 250 blir betalt med 1 215. Her kan et gebyr eller annet fratrekk ligge bak. Samme knapp for å lukke differanser gir ikke samme forklaring på begge tilfeller.
Avtal en intern rutine for hvem som kan avklare små forskjeller, og hvilken dokumentasjon som trengs. En beløpsgrense i rutinen erstatter ikke vurderingen av årsak eller kundens rettigheter. Ikke bruk rutinen til å skjule mange systematiske restkrav.
Se etter mønstre
Gjennomgå avvik som gjentar seg hos én kunde eller betalingskanal. Hvis alle innbetalinger kommer med samme fratrekk, kan betalingsvilkår eller gebyrfordeling måtte avklares. Hvis en integrasjon gir øredifferanser, bør dokumentgrunnlaget og avrundingsreglene undersøkes.
Ved periodeavslutning skal kundenes restsaldoer kunne forklares. En ryddig avvikslogg viser dato, dokument, beløp, årsak og beslutning. Be om regnskapsfaglig hjelp når avviket gjelder avgift, valuta eller et mulig prisavslag.
Kilde: Altinn om avstemming av balanseposter.