Fakturering til en liten forening
Finn riktig juridisk mottaker og ansvarlig bestiller fremfor å fakturere en frivillig privat.
En frivillig bestiller er ikke nødvendigvis fakturaens juridiske kjøper. Avklar om foreningen kjøper på egne vegne eller om personen gjør et privat kjøp. En korrekt avklaring beskytter både kunden og leverandørens oppfølging.
Finn foreningen og bestilleren
Be om foreningens korrekte navn og organisasjonsnummer hvis det finnes. Kontroller hvilken aktivitet leveransen gjelder, og hvem som kan bestille på foreningens vegne. Små foreninger kan ha skiftende styre eller kasserer, så gammel kontaktinformasjon bør bekreftes.
| Kontroll | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Juridisk kjøper | Er dette kjøp for foreningen eller for en privatperson? |
| Bestillingsrett | Har bestilleren myndighet til å inngå avtalen? |
| Fakturamottak | Hvem følger opp regnskap og betaling? |
| Leveranse | Hvilket arrangement eller aktivitet gjelder kjøpet? |
| Betaling | Skal oppgjøret komme fra foreningens konto? |
Ikke publiser eller legg inn et privat fødselsnummer fordi foreningen mangler et organisasjonsnummer. Undersøk heller hvilken dokumentasjon og hvilket partsforhold som faktisk gjelder. En manglende registrering kan gjøre avklaringen viktigere, ikke mindre.
Et tenkt eksempel
En frivillig bestiller leie av utstyr til et lokalt arrangement. Tilbudet er akseptert med foreningens navn, og styret har godkjent bestillingen. Fakturaen bør da følge det avklarte kjøperforholdet og gå til riktig mottaker. Hvis personen derimot leier utstyret privat og senere håper på refusjon, er det et annet forhold.
At en frivillig betaler privat, avgjør ikke alene hvem som kjøpte. Bevar avtalen og betalingsreferansen dersom en annen enn kunden gjør opp fakturaen.
Reduser oppfølgingsproblemer
Bekreft mottaker og referanse før levering, særlig ved sesongarrangementer. Beskriv varen eller tjenesten slik at ny kasserer kan forstå kjøpet. Ved tvil om hvem som hefter for avtalen, må dette avklares før betalingskrav rettes mot en privatperson.
Kilder: Altinn om faktura og Brønnøysundregistrene.