Samme levering er fakturert to ganger
Finn hvilket dokument som er gyldig og bevar spor etter korrigeringen.
Hvis samme levering har fått to fakturaer, må du identifisere duplikatet før betalingsoppfølgingen fortsetter. To dokumentnumre betyr ikke to salg. Kontroller også om kunden har betalt én eller begge fakturaene, og om feilen er rapportert videre.
Finn hvor duplikatet oppstod
Sammenlign ordrenummer, leveringsdato, linjer, beløp og kjøper. Se om en faktura ble laget manuelt samtidig som en integrasjon opprettet en annen. En kopi av samme faktura er noe annet enn to selvstendige fakturanumre.
| Funn | Hva du gjør videre |
|---|---|
| Samme nummer på to kopier | Undersøk om det bare er dokumentkopier |
| To numre for én leveranse | Avklar hvilket salgsdokument som skal korrigeres |
| Begge er betalt | Dokumenter overskytende betaling og avklar refusjon |
| Én er sendt til innfordring | Varsle ansvarlig om feilen før videre oppfølging |
Et tenkt eksempel
Ordre 104 er fakturert med dokument 501 og 506, begge på 6 000 kroner. Leveringsgrunnlaget viser bare én utført jobb. Kunden betalte dokument 501. Det er da nødvendig å korrigere duplikatkravet og bevare referansen mellom dokumentene. Ikke flytt betalingen til en tilfeldig av dem for å få listen til å se ryddig ut.
Altinn beskriver kreditnota som korrigerende salgsdokument. Ikke slett et sendt fakturadokument eller endre originalbeløpet uten spor. Dersom avgiftsrapportering allerede er levert, bør regnskapsfører se hvilke perioder begge dokumentene tilhører.
Forebygg gjentakelse
Avklar én ansvarlig faktureringsvei per leveranse. Ved integrasjon bør dere kontrollere koblingen mellom ordren og fakturaen før manuell etterfakturering. En feilmelding ved utsendelse betyr ikke nødvendigvis at fakturaen ikke ble opprettet.
Kontroller til slutt at kundens saldo bare inneholder det gyldige kravet, at salget ikke dobbelttelles i rapporten, og at kunden har mottatt en tydelig forklaring. Hvis begge fakturaer er betalt, håndter tilbakebetalingen med samme kontokontroll som andre refusjoner.
Kilde: Altinn om faktura og korrigering.