Når kunden bestrider leveransen
Samle avtale, levering og innsigelse før regnskapsmessig vurdering og videre innfordring.
Når kunden sier at leveransen ikke er som avtalt, trenger saken mer enn en ny betalingspåminnelse. Beskriv innsigelsen og skill den bestridte delen fra den ubestridte. Regnskapet skal vise kravet og dokumentene, men avgjør ikke hvem som har rett i kontraktstvisten.
Samle saken i én oversikt
| Dokument | Spørsmål det hjelper å avklare |
|---|---|
| Tilbud og aksept | Hvilket omfang og hvilken pris ble avtalt? |
| Endringsbestillinger | Ble ekstraarbeid godkjent? |
| Leveringsbevis | Hva ble levert, når og til hvem? |
| Kundens innsigelse | Hvilken del av kravet bestrides og hvorfor? |
| Betalinger | Har kunden betalt den ubestridte delen? |
Svar på innsigelsen konkret. Ikke la en automatisk rutine gjenta generelle krav uten å ta hensyn til at saken er omtvistet. Hvis den skal til inkassoforetak eller juridisk hjelp, må innsigelsen følge med. Finanstilsynets informasjon om inkasso forklarer betydningen av god inkassoskikk og håndtering av omtvistede krav.
Et tenkt eksempel
En kunde mottar en faktura på 40 000 kroner. Kunden mener et tillegg på 8 000 aldri ble bestilt, men godtar resten. Dokumentlisten må da skille det opprinnelige arbeidet fra tillegget. Dersom 32 000 blir betalt, er innbetalingen ikke bevis på at kunden godtar det omtvistede tillegget.
Ikke krediter hele fakturaen bare for å få bort en vanskelig post, og ikke før et tap ut fra at kunden nekter å betale. Et avtalefestet prisavslag, et rettslig bortfall av krav og en endelig tapt fordring har ulike grunnlag.
Beslutning og oppfølging
Gi saken en ansvarlig og en dato for neste avklaring. Dokumenter et eventuelt forlik med hvilke fakturaer og beløp det gjelder. Be om regnskapsfaglig vurdering av rapportering og juridisk vurdering av rettigheter når konsekvensene er vesentlige. Målet med arbeidslisten er å få en etterprøvbar avklaring, ikke å avgjøre tvisten gjennom en kontoføring.
Kilder: Finanstilsynet om inkasso og Skatteetaten om tap på krav.