Utlegg eller viderefakturering
Identifiser hvem som er kjøper på originalbilaget før kostnaden faktureres videre.
At bedriften betaler en kostnad som senere dekkes av kunden, gjør den ikke automatisk til et utlegg. Se hvem som faktisk er kjøper på originalbilaget og i avtalen. Dersom bedriften kjøpte varen i eget navn, er situasjonen annerledes enn når den bare la ut penger på kundens vegne.
Tre spørsmål før du fakturerer
- Hvem har bestilt og mottatt varen eller tjenesten?
- Hvem står som kjøper på leverandørens dokumentasjon?
- Hva sier kundeavtalen om kostnaden og eventuell fortjeneste?
| Situasjon | Underlag å samle |
|---|---|
| Kjøp i bedriftens navn | Leverandørfaktura, kundeavtale og grunnlag for viderefakturering |
| Betaling på vegne av kunden | Dokumentasjon med kundens identitet og avtale om utlegget |
| Felles kjøp for flere oppdrag | Begrunnet fordeling og samlet originalbeløp |
Avgiftsbehandling må vurderes ut fra det faktiske forholdet. Ikke kopier MVA-beløpet fra kvitteringen eller sett en linje til null avgift bare fordi den kalles «utlegg».
Et tenkt eksempel
Et designfirma kjøper trykksaker fra et trykkeri. Leverandørfakturaen er stilet til designfirmaet. Kunden skal dekke kostnaden. Det er fortsatt nødvendig å vurdere designfirmaets kjøp og senere leveranse; kunden overtar ikke automatisk rollen som kjøper hos trykkeriet. Dersom trykkeriet i stedet fakturerte kunden direkte og designfirmaet bare betalte, må betalingsutlegget dokumenteres på en annen måte.
Bevar originalbilaget og noter hvilket oppdrag kostnaden gjelder. Ved påslag bør prisgrunnlaget være forståelig for kunden. Samme leverandørkostnad skal ikke både refunderes som utlegg og faktureres som ordinært salg uten en avklart grunn.
Gjør rutinen enklere
Avklar modellen før bestilling, særlig ved reiser, materialer og større eksterne leveranser. Bruk konsekvente beskrivelser i tilbud og faktura. Hvis dokumentasjonen viser feil kjøper, få forholdet avklart med leverandøren i stedet for å redigere navnet selv. Ved tvil om avgift eller partsforhold bør regnskapsfører få se både kontrakten og bilaget.
Kilder: Altinn om dokumentasjon av salg og Skatteetaten om merverdiavgift.
Les videre
Les også Rørlegger med underleverandør: sammenlign leveransen før viderefakturering.