Dokumentere arbeid bak en samlefaktura
Lag en etterprøvbar kobling mellom fakturalinjer, timer, bestilling og aksept.
En samlefaktura bør gi kunden og regnskapskontrollen en forståelig forklaring på arbeidet. Et vedlegg må kunne kobles til fakturaen med en stabil referanse. Løse timelister i en e-posttråd kan bli vanskelige å finne igjen når noen spør om grunnlaget senere.
Bygg koblingen mellom dokumentene
| Fakturagrunnlag | Hva det bør vise |
|---|---|
| Oppdragsreferanse | Hvilken avtale eller bestilling arbeidet tilhører |
| Arbeidsperiode | Når leveransen faktisk ble utført |
| Timer eller mengde | Hvordan omfanget er beregnet |
| Prisgrunnlag | Avtalt sats, fastpris eller godkjent endring |
| Aksept | Hvem som bekrefter levering eller endringsarbeid |
Beskriv leveransen konkret på fakturaen. Hvis fakturaen bare henviser til en avtale for å forklare salget, kan avtalen få betydning som primærdokumentasjon og må oppbevares sammen med dokumentløpet. Altinn forklarer dette skillet i reglene om oppbevaring.
Et tenkt eksempel
En servicebedrift samler tre besøk på én faktura. Vedlegget viser dato, oppdragsnummer, to timer per besøk og materialer per oppdrag. Fakturaen viser samlet beløp og henviser til vedlegget. Summen i vedlegget skal stemme med linjene på fakturaen. Et besøk som allerede er fakturert separat, må tas ut før samlefakturaen sendes.
Unngå personopplysninger som ikke er nødvendige. Dokumenter arbeidsgrunnlaget uten å legge ved interne notater om ansatte, kunders private forhold eller andre opplysninger som mottakeren ikke trenger.
Etter utsendelse
Kontroller at vedlegget faktisk fulgte med i kundens mottakskanal, og at den lagrede versjonen er den som ble sendt. Ikke oppdater vedlegget i ettertid uten at endringen håndteres sporbar. Ved elektronisk faktura kan mottakeren ha egne krav til filtype og vedleggsplassering.
Hvis kunden bestrider ekstraarbeid, kan en timeoversikt dokumentere hva som ble gjort, men den beviser ikke alene at pris eller tillegg var avtalt. Samle derfor både arbeidsgrunnlag og aksept.
Kilder: Altinn om faktura og oppbevaring av regnskapsmateriale.