Forskudd fra kunder før levering
Skill mottatt betaling fra opptjent inntekt og vurder korrekt tidspunkt for salgsdokumentasjon.
Penger på konto før levering er ikke nødvendigvis opptjent inntekt. Finn først hva kunden har betalt for og hvilke vilkår som gjelder. En forskuddsbetaling, et depositum og betaling for allerede levert arbeid skal ikke behandles likt bare fordi banken viser samme type innbetaling.
Kartlegg avtalen før føring
| Opplysning | Hvorfor den er nødvendig |
|---|---|
| Avtalepart og oppdrag | Kobler betalingen til riktig kunde og leveranse |
| Beløp og betalingsdato | Gir bankspor og grunnlag for avstemming |
| Leveringsvilkår | Forklarer hva bedriften fortsatt skylder kunden |
| Avbestillingsvilkår | Viser om kunden kan kreve beløpet tilbake |
| Dokumentasjon som er sendt | Avdekker om en faktura allerede er bokført |
Forskuddsfakturering og tidspunktet for MVA kan avhenge av leveransen og særregler. Ikke opprett en ordinær faktura før du har avklart om dokumentformen og tidspunktet er riktig. En betalingsanmodning og et gyldig salgsdokument har forskjellige funksjoner.
Et tenkt eksempel
En leverandør mottar 20 000 kroner for et arbeid som først skal utføres om to måneder. Hvis den samtidig bokfører hele beløpet som ferdig salg uten å vurdere leveransen, kan resultatet bli misvisende. Når arbeidet senere faktureres, kan samme beløp dessuten bli registrert som inntekt en gang til. Lag derfor en tydelig kobling mellom forskuddet og det senere oppgjøret.
En kontrolliste over åpne forskudd bør vise kunde, oppdrag, beløp, hva som gjenstår å levere og planlagt avklaring. Summen skal kunne forklares mot regnskapet. Gjennomgå listen ved periodeavslutning og ved avbestillinger.
Når trenger du en vurdering?
Be om konkret hjelp hvis avtalen omfatter flere deler med ulik leveringstid, kunden kansellerer, eller forskuddet kommer fra et annet foretak enn kjøperen. Send hele avtalen og betalingsbeviset. Kontonummeret alene sier lite om riktig behandling.
Denne arbeidsmåten gjelder dokumentasjon og kontroll. Den avgjør ikke selv når det konkrete salget skal inntektsføres eller avgiftsberegnes.
Kilder: Altinn om salgsdokumentasjon og dokumentasjon av balansen.