Eierens kontroll før en avtalepris indeksreguleres
Kontroller indeks, basismåned og varslingsvilkår før en avtalt pris endres. Et riktig regnestykke må også brukes på riktig avtale.
Indeksregulering er enkel å regne på, men lett å bruke på feil grunnlag. En liten virksomhet kan ha flere faste avtaler med ulike reguleringsmåneder. Eieren bør derfor kontrollere både avtalen og indeksserien før neste faktura sendes.
En prisøkning fordi kostnadene har steget, er ikke det samme som en avtalefestet indeksregulering. Avtalen må gi grunnlag for endringen. Den kan også begrense hvilke deler av vederlaget som reguleres, angi et varsel eller utsette første regulering. Denne guiden hjelper med kontrollen; den avgjør ikke en kontraktstvist.
En del av prisen skal stå stille
Et lite vedlikeholdsforetak har en avtale på 36 000 kroner per år. Avtalen sier at 30 000 kroner reguleres etter en bestemt indeks, mens 6 000 kroner for en fast lisens står uendret. Avtalt basisindeks er 120 og ny indeks er 126.
Den regulerbare delen blir 30 000 × 126 / 120 = 31 500 kroner. Samlet ny pris blir dermed 37 500 kroner. Hvis eieren regulerer hele den gamle totalsummen, blir beløpet 37 800 kroner. Differansen på 300 kroner skyldes feil grunnlag, selv om indeksregnestykket er riktig utført.
Indekstallene er et illustrasjonseksempel. De er ikke faktiske tall fra en bestemt SSB-serie. Hent alltid de tallene avtalen viser til, med riktig måned og serie.
Lag et kontrollkort per avtale
| Felt | Hva som skal stå |
|---|---|
| Avtale og kunde | Juridisk part og aktuell versjon |
| Indeksserie | Avtalens navn på serien |
| Basismåned | Måned og år avtalen bruker |
| Regulerbart beløp | Beløpet før ny beregning |
| Ny indeks | Publisert tall og kilde |
| Virkningsdato | Første levering eller faktura som endres |
SSBs veiledning om kontraktsjustering viser hvordan indeksforhold brukes. SSBs indeks er et beregningsgrunnlag; den gir ikke i seg selv rett til å endre alle priser.
Gjør kontrollen før fakturautkastet
Sett påminnelsen før fakturering, slik at et eventuelt varsel kan sendes innen avtalt tid. Den som vedlikeholder avtaleoversikten, bør kunne se hvilke avtaler som nærmer seg regulering. En mappe med kontrakter uten en datooversikt hjelper lite i en travel måned.
Sammenlign nytt beløp med forrige faktura. Hvis endringen ser uvanlig stor ut, kontroller desimaler, bytte av serie og om basisåret er endret. Indekser med ulike referanseår kan ikke blandes ukritisk. Ved en ny serie må beregningsgrunnlaget dokumenteres.
Bruk oversikt over leverandøravtaler også for avtaler der bedriften selv er kjøper. Kontrollbehovet gjelder begge veier. Se prisøkning i budsjettet for virkningen på drift og margin.
Hva hvis kunden protesterer?
Behold avtaleversjonen, indeksuttaket og beregningen. Vis kunden hva som er regulert og fra hvilken dato. Dersom avtalen er uklar, bør partene avklare tolkningen før eieren behandler differansen som et ubestridt betalingskrav.
En feil utsendt faktura må rettes med sporbarhet. Ikke endre det opprinnelige dokumentet i ettertid. Kreditnota med sammenheng til fakturaen forklarer dokumentkontrollen ved retting.
Lag et testutkast før den første fakturaen med ny pris. Sammenlign alle linjene med kontrollkortet, ikke bare totalsummen. Hvis avtalen omfatter både løpende tjeneste og engangstillegg, kan det være bare tjenesten som skal reguleres. Den som oppdaterer prisregisteret, bør derfor få en presis beskjed om hvilke linjer som endres. Oppbevar også informasjonen som ble sendt kunden. Ved en senere tvist er det lettere å forklare endringen når beregning, virkningsdato og varsel finnes i samme mappe.
Når beregningen er godkjent, noter hvem som gjorde kontrollen og oppdater kontrollkortet. Neste år skal virksomheten kunne starte fra et kjent grunnlag. En kort, konsekvent rutine er bedre enn en ny og usikker beregning hver gang.