Fordel roller uten at noen blir stående alene
Tydelige roller gjør det lettere å delta, be om hjelp og føre kunnskap videre.
I et lite fellesskap kan én person lett få mange oppgaver. Det kan fungere en stund, men blir sårbart hvis kunnskapen bare finnes hos denne personen. En god rollefordeling handler derfor ikke om å lage mange titler. Den handler om å gjøre ansvar synlig og dele nødvendig kunnskap.
Begynn med oppgavene
Skriv ned det som faktisk må skje gjennom en vanlig måned. Ta med både synlige oppgaver og arbeid som lett blir glemt: svare på spørsmål, ta vare på dokumenter, ønske nye deltakere velkommen og følge opp beslutninger.
Sorter deretter oppgavene i tre grupper:
- det som må gjøres på et bestemt tidspunkt
- det som kan fordeles fra gang til gang
- det som krever innsyn eller godkjenning fra flere
Når oppgavene er synlige, blir det enklere å se om belastningen er skjev eller om noe mangler en ansvarlig person.
Beskriv rollen med fire spørsmål
En kort rollebeskrivelse kan svare på:
- Hva skal personen følge opp?
- Hvilke beslutninger kan personen ta selv?
- Hvem skal få beskjed når noe endres?
- Hvor finnes dokumentene som trengs?
Beskrivelsen bør være kort nok til at den faktisk blir lest. Det viktigste er grensene: hva rollen omfatter, og når flere må involveres.
Del innsyn
Minst to personer bør forstå oppgaver som er avgjørende for fellesskapet. Det betyr ikke at begge må gjøre alt. Det betyr at en annen kan finne oversikten, forstå status og hjelpe dersom den vanlige ansvarspersonen er borte.
Bruk et felles sted for referater, frister og enkle rutiner. Unngå at nødvendig kunnskap bare ligger i private meldinger eller i hukommelsen til én person.
Gjør overlevering til en vane
Når en rolle går videre, bør overleveringen dekke åpne oppgaver, viktige datoer, tilgang til dokumenter og spørsmål som ikke er avklart. En kort samtale sammen med en skriftlig oversikt er ofte nok.
Gå gjennom rollefordelingen et par ganger i året. Spør om oppgavene fortsatt gir mening, om noen trenger støtte, og om flere kan få anledning til å lære. Da blir ansvar noe fellesskapet bærer sammen.