Fordeler den ansatte får fra kunder og leverandører
Bedriften får ikke automatisk beskjed om bonusreiser, varer eller rabatter ansatte mottar gjennom jobben.
En leverandør sender en gave til en medarbeider. Samtidig bruker en annen bonuspoeng fra jobbreiser til en privat helg. Ingen av fordelene vises i bedriftens bankutskrift. En rutine for tredjepartsfordeler må hente opplysninger fra mottakeren og giveren, ikke bare fra regnskapets egne kjøp.
Undersøk forbindelsen til arbeidet
Skatteetatens informasjon om gaver og reiser betalt av arbeidsgiver omtaler også fordeler som har sammenheng med arbeidsforholdet. Hvem som har betalt, er derfor ikke det eneste spørsmålet.
Finn hvorfor medarbeideren fikk fordelen. En privat gave fra en venn er ikke automatisk en arbeidsfordel fordi vennen også handler med bedriften. Omvendt kan en kundegave eller en forhandlet rabatt ha klar tilknytning til arbeidet selv om arbeidsgiveren aldri har mottatt en faktura.
Skatteetatens veiledning om rapportering av naturalytelser gir en bredere forklaring av arbeidsgiverens rolle. Aktuelle beløpsgrenser må alltid kontrolleres mot dagens regler, ikke bare hentes fra eldre eksempler.
Be om konkrete opplysninger
En melding om at «jeg fikk noe fra kunden» er for knapp. Be om giver, tilknytning, mottaker, dato, hva som er mottatt og dokumentert verdi. Ved rabatt trengs også faktisk betaling og relevant sammenligningspris.
For bonuspoeng må opptjening og privat bruk holdes fra hverandre. En poengsaldo alene viser ikke nødvendigvis en mottatt privat fordel. Dersom poengene brukes til å bestille en privat reise, må relevante opplysninger om bruken komme frem.
| Hendelse | Opplysninger mottakeren bør gi | Videre kontroll |
|---|---|---|
| Gave fra kunde | Giver, innhold, dato og verdi | Arbeidstilknytning og eventuelle gavevilkår |
| Rabatt fra leverandør | Ordinær relevant pris og betalt pris | Er dette en reell arbeidsrelatert fordel? |
| Privat bonusreise | Brukstidspunkt og opplysninger om reisen | Verdsettelse og relevant rapportering |
| Avbestilt privat reise | Refusjon og tidligere opplysninger | Behov for konkret retting |
Rutinen bør være forståelig uten at medarbeideren selv må avgjøre alle skattespørsmål. Beskjeden kan være å melde hendelsen, mens en navngitt ansvarlig vurderer den.
Eksempel med en gave uten faktura
En tenkt prosjektleder mottar en gjenstand fra en leverandør som takk for samarbeidet. Leverandøren oppgir normal utsalgsverdi på 2 400 kroner. Prosjektlederen melder dato og innhold, og bedriften undersøker både arbeidstilknytningen og tidligere relevante gaver.
Det er ikke nok å føre 2 400 som en ny kostnad som om bedriften selv hadde kjøpt gaven. Økonomiflyten og lønnsgrunnlaget er forskjellige spørsmål. Bedriften må heller ikke automatisk konkludere med at gaven er skattepliktig eller skattefri uten å undersøke vilkårene.
Hvis verdien er ukjent, må ansvarlig innhente et forsvarlig grunnlag. «Gratis for oss» betyr ikke at mottakerens fordel er null. Dokumenter eventuelle skjønn og hvilke opplysninger de bygger på.
Fang opp endringer etter fratredelse
Bonus opptjent gjennom arbeid kan bli brukt privat etter at medarbeideren har sluttet. Avslutningsrutinen bør derfor forklare hvem tidligere ansatte skal kontakte ved relevant senere bruk. Å stenge tilgangen til bedriftens e-post fjerner ikke nødvendigvis oppfølgingsbehovet.
Skatteetatens spørsmål og svar om naturalytelser omtaler blant annet tredjepartsfordeler og retting ved endringer. Ikke bruk en generell månedsfrist eller en standardverdi uten å kontrollere hvilken hendelse og rapporteringsregel det gjelder.
Knytt meldingen til lønnsrutinen
Oppbevar vurderingen med nødvendig mottaker- og periodeinformasjon. Begrens tilgangen, og unngå personopplysninger som ikke trengs for kontrollen. Naturalytelsesoversikten gir den generelle strukturen.
Bruk fast lønnskontroll og lønn ved fratredelse. En manglende faktura skal utløse spørsmål om dokumentasjon, ikke en antakelse om at fordelen er uten betydning.