Leverandøren krever betaling før første levering
Eieren må vurdere kredittrisikoen ved forskudd til en leverandør før varer eller tjenester er mottatt.
Leverandøren krever 40 prosent før maskinen bygges. Bestillingen er på 120 000 kroner, så bedriften skal betale 48 000 uten å ha mottatt utstyret. Før eieren godkjenner forskuddet, må både leveringsforpliktelsen og risikoen for å ikke få pengene tilbake være forstått.
Finn hva betalingen utløser
Hent kontrakt, spesifikasjon, produksjonsplan og betalingsvilkår. Er beløpet et forskudd på kjøpesummen, et eget oppstartsvederlag eller betaling for en allerede utført del? Navnet på betalingsanmodningen er ikke tilstrekkelig.
Ved mange varekjøp mellom virksomheter er kjøpsloven et relevant utgangspunkt, men avtalte vilkår må undersøkes. Ikke anta at alle leverandører har rett til å kreve et nytt forskudd etter at en annen betalingsplan er avtalt.
Bekreft også hvem som er avtalepart og betalingsmottaker gjennom en kjent kanal. En reell leverandør kan fortsatt ha kredittrisiko. Kontroll av kontonummer og vurdering av evnen til å levere er to forskjellige oppgaver.
Vis eksponeringen i kroner og tid
I det tenkte maskinkjøpet kan betalingen være 48 000 ved start og 72 000 etter avtalt levering. Bedriften bør vise hvor lenge forskuddet står uoppgjort, og hvilke dokumenter som bekrefter fremdriften.
| Punkt | Avklaring før betaling |
|---|---|
| Forskuddsbeløp | 48 000 i dette illustrasjonseksemplet |
| Leveranse | Maskinens avtalte innhold og godkjenningsvilkår |
| Tid | Forventet levering og håndtering av forsinkelse |
| Neste betaling | Konkret milepæl, ikke bare en kalenderdato |
| Manglende levering | Dokumenterte krav og eventuell sikkerhet |
Eksemplet angir ingen MVA-behandling. Beregningen gjelder bare den oppgitte kontraktssummen. Fakturering og avgift må vurderes etter hva som leveres, og hvilke regler som gjelder for den konkrete ytelsen.
Undersøk alternative betalingsopplegg
Spør om mindre forskudd, flere dokumenterte milepæler eller betaling nærmere levering er mulig. Et alternativ kan koste mer, men redusere beløpet som står utsatt før bedriften har fått noe.
En mulig forskuddsgaranti må vurderes konkret. DNBs forklaring av bankgarantier beskriver blant annet denne garantitypen. Bankens produktbeskrivelse er ikke dokumentasjon på at din leverandør faktisk har stilt en gyldig garanti til din bedrift.
Finn garantist, begunstiget, beløp, løpetid og vilkår for å fremme krav. Kontroller dokumentets ekthet gjennom banken på en betryggende måte. En garanti som utløper før mulig levering eller stiller vilkår bedriften ikke kan oppfylle, kan gi en annen beskyttelse enn eieren antar.
Skill beslutning, betaling og regnskap
Den interne godkjenningen bør vise kontrakt, risiko, valgt betalingsplan og ansvarlig for oppfølging. Beløpsgrenser for innkjøp gjelder før betalingen, ikke bare ved endelig faktura.
Økonomiansvarlig trenger dokumentasjon av forskuddet og senere oppgjør. Ikke behandle alt som en umiddelbar driftskostnad bare fordi pengene har forlatt banken. Altinn om krav til bilag beskriver dokumentasjonsgrunnlaget.
Følg forskuddet til levering eller avklart krav
Noter neste kontaktpunkt og be om dokumentert fremdrift når det er avtalt. Ved forsinkelse må eieren reagere før både leverings- og garantifrister blir glemt. En ny betalingsanmodning er ikke bevis på at den forrige milepælen er oppfylt.
Koble senere faktura og levering til det allerede betalte beløpet. Innkjøpsordre gir den videre kjeden. Bankgarantioversikten viser hvorfor et garantidokument også trenger oppfølging. Ved vesentlig forskudd, ukjent leverandør eller uklare krav bør kontrakt og sikkerhet vurderes faglig før bedriften binder pengene.