Hendelser etter balansedagen før regnskapet avlegges
Eieren får ny informasjon etter årsskiftet og må skille opplysninger om gamle forhold fra nye hendelser.
Kunden går konkurs i januar, og et lager blir skadet i februar. Begge hendelsene er kjent før årsregnskapet avlegges, men de trenger ikke påvirke desemberregnskapet på samme måte. Finn når det underliggende forholdet oppsto, ikke bare når eieren fikk vite om det.
Bruk to datoer i hendelsesloggen
Den første er datoen for forholdet som vurderes. Den andre er datoen bedriften fikk ny informasjon. En januaropplysning kan belyse kundens økonomiske problemer som allerede fantes ved årsskiftet. En brann som først oppstår i februar, kan gjelde en senere periode.
Regnskapsstiftelsens NRS 3 om hendelser etter balansedagen er en relevant faglig kilde. Avgrensningen gjelder tiden mellom balansedagen og avleggelsen av regnskapet. Ikke sett automatisk likhetstegn mellom avleggelse, generalforsamling og registerinnsending.
Eieren trenger ikke velge alle regnskapsmessige konsekvenser selv. Oppgaven er å melde vesentlige fakta tidsnok, slik at de ansvarlige kan gjøre vurderingen før dokumentene ferdigstilles.
Eksempel med to ulike hendelser
Et tenkt selskap har et kundekrav ved årsslutt. I januar får det dokumentasjon på at kunden hadde alvorlige betalingsproblemer allerede i desember. I februar oppstår derimot en ny skade på et lager som var uskadd ved årsskiftet.
| Hendelse | Hva må undersøkes? | Mulig videre vurdering |
|---|---|---|
| Konkurs i januar | Hva viser den om forhold ved balansedagen? | Verdsettelse av kravet ved årsslutt |
| Ny lagerskade i februar | Oppsto skaden etter balansedagen? | Senere periode og eventuelle opplysninger |
| Ny finansieringssvikt | Påvirker den fortsatt drift? | Særskilt vurdering av regnskapsgrunnlag |
Tabellen er ikke en automatisk klassifisering. En konkursdato alene forteller ikke alt om kundens tidligere situasjon. En forsikringssak etter skade kan dessuten ha egne usikre oppgjør.
Meld hendelser med dokumentasjon
Loggen bør vise hendelse, datoer, beløp eller mulig virkning, kildedokument og ansvarlig for avklaring. Skriv hva som er bekreftet og hva som foreløpig er en antakelse.
En e-post om at «kunden er visst konkurs» gir mindre grunnlag enn vedtak, betalingshistorikk og relevant korrespondanse. Tilsvarende trenger en skade dokumentert tidspunkt og omfang. Ikke legg personlige eller fortrolige opplysninger i en bred rapport dersom færre detaljer er tilstrekkelige.
Dokumentasjon av balansen beskrives av Altinn. Balanserapporten er utgangspunktet for å finne berørte poster.
En senere hendelse kan kreve forklaring
At en hendelse gjelder en senere periode, betyr ikke at den alltid kan ignoreres i årsregnskapets informasjon. Vesentlige forhold kan kreve noteopplysninger. NRS 8 for små foretak omtaler også hendelser etter balansedagen og viser videre til NRS 3.
Vurderingen av fortsatt drift kan være særlig viktig. En alvorlig hendelse skal ikke avfeies med at den kom etter 31. desember. Be ansvarlig fagperson og styret vurdere konsekvensene konkret.
Avtal siste kontroll før avleggelse
Spør hvem som samler hendelser, hvem som vurderer dem og hvordan sene opplysninger når frem. En fast spørsmålsrunde til ledelsen kan avdekke forhold som ikke fremgår av bokførte bilag.
Økonomirapport til styret og riktig årsregnskap til signering er relevante neste kontroller. Bevar den endelige konklusjonen med hendelsesloggen. Det skal være mulig å forstå hvorfor noe endret årsregnskapet, mens noe annet ble behandlet som en senere hendelse.