Utstyr og godtgjørelse ved hjemmekontor
Vurder romgodtgjørelse og arbeidsutstyr hver for seg når ansatte arbeider hjemme, og dokumenter hovedformål og eierskap.
En ansatt arbeider hjemme to dager i uken. Datamaskinen står på et skrivebord i soverommet. Personen ber om både hjemmekontorgodtgjørelse for rommet og betaling for en ny skjerm. Arbeidsgiveren vil bruke samme svar på begge kravene.
Romgodtgjørelse og arbeidsutstyr må vurderes hver for seg. At et rom også brukes privat, gir et annet spørsmål enn om en bestemt skjerm hovedsakelig skal brukes i arbeidet. Ett ja eller nei for hele «hjemmekontoret» blir for upresist.
Beskriv hva arbeidsgiveren skal dekke
Del forespørselen i rom, utstyr, løpende forbruk og eventuelle andre tjenester. Noter om arbeidsgiveren skal kjøpe, låne ut, gi bort eller refundere utstyr som den ansatte kjøper. Betalingsmåten kan påvirke hvilken dokumentasjon som trengs.
Skatteetatens veiledning om hjemmekontor og skatt er utgangspunktet for skattevurderingen. Den viser at forskjellige deler av ordningen har forskjellige vilkår.
| Forespørsel | Viktig faktum | Hva det ikke beviser |
|---|---|---|
| Godtgjørelse for soverommet | Rommet brukes også privat | At to arbeidsdager automatisk gir trekkfri romgodtgjørelse |
| Ny skjerm | Behov og hovedformål med bruken | At alt elektronisk utstyr er skattefritt |
| Fast pengesum | Hva beløpet faktisk brukes til | At navnet «utstyr» erstatter dokumentasjon |
| Printerpapir til arbeid | Faktisk forbruk og formål | At også alle private forbruksvarer skal dekkes |
Et arbeidsbord gjør ikke rommet eksklusivt
For trekkfri og skattefri hjemmekontorgodtgjørelse er det relevant om rommet utelukkende brukes som hjemmekontor. Kombinert bruk som soverom eller stue gir ikke det samme grunnlaget.
I eksemplet hjelper det ikke alene at skrivebordet er plassert i et tydelig hjørne. Det oppgitte rommet er fortsatt et soverom. Ikke lag en prosentfordeling av gulvarealet og bruk den som automatisk rett til standardgodtgjørelse uten å undersøke riktig grunnlag.
En reell leieavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kan reise andre spørsmål enn standard romgodtgjørelse. Denne artikkelen vurderer ikke om en slik avtale foreligger eller er hensiktsmessig. Ikke bytt bare navn på en utbetaling for å omgå vilkårene.
Skjermen har en egen vurdering
Arbeidsgiveren kan med forbehold dekke nødvendig utstyr når hovedformålet er bruken i arbeidet. Dokumenter hvorfor skjermen trengs og hvordan den inngår i arbeidsplassen. Et avslag på romgodtgjørelsen avgjør ikke utstyrsspørsmålet.
Det betyr heller ikke at alt som kan kobles til en datamaskin er arbeidsutstyr. Hvis kjøpet først og fremst gjelder privat bruk, må det ikke beskrives annerledes i underlaget. Be om konkret informasjon om varen fremfor en generell melding om at den ansatte ønsker «bedre hjemmekontor».
Avklar eierskap og senere hendelser
Hvis virksomheten låner ut utstyret, bør det fremgå hvem som eier det og hva som skjer ved endret arbeidssted eller avsluttet arbeidsforhold. En enkel oversikt med vare, dato, mottaker og avtalt håndtering kan hindre at en utlånt skjerm blir borte fra oppfølgingen.
Hvis den ansatte skal overta utstyret senere, er det en ny hendelse som kan kreve vurdering. En gammel godkjenning av arbeidsbruken løser ikke automatisk alle senere disposisjoner.
Kontantbeløp krever dokumentert bruk
En rund pengesum den ansatte disponerer fritt, har ikke samme utgangspunkt som et konkret dokumentert arbeidskjøp. Skatteetatens veiledning beskriver vilkår ved dokumentert bruk og eventuell overskytende sum. Følg det faktiske oppgjøret.
Altinns krav til bilag viser hvorfor en bankutbetaling ikke er hele dokumentasjonen. Avklar også om samme vare allerede er betalt med firmakort, slik at det ikke både gjøres direkte betaling og refusjon.
Lag en todelt beslutning
For den ansatte i eksemplet bør svaret forklare rommet separat fra skjermen. Noter hvilke vilkår som er vurdert, hva som eventuelt kan dekkes, og hvilke opplysninger som fortsatt mangler. Gi lønns- og regnskapsansvarlig den samme forklaringen.
Telefon, internett og andre ytelser kan ha egne regler og skal ikke legges inn i svaret uten videre. Artikkelen gir generell veiledning, ikke et samlet fritak for alle kostnader ved hjemmearbeid. En tydelig todeling gjør det lettere å behandle både arbeidsgiverens avtale og skatten korrekt.
Se på endringer gjennom arbeidsforholdet
Hvis personen senere begynner å bruke et tidligere arbeidsrom som soverom, kan det være grunn til å vurdere en løpende godtgjørelse på nytt. Hvis arbeidsoppgavene endres, kan også begrunnelsen for utstyret måtte oppdateres. En opprinnelig vurdering er knyttet til forholdene som faktisk forelå.
Avtal derfor hvem som skal få beskjed når bruken endrer seg. En enkel årlig bekreftelse kan hjelpe virksomheten å oppdage endringer, men er ikke en erstatning for korrekt innhold. Den ansatte bør vite at oppgaven er å beskrive fakta, ikke å velge skattekode eller avgjøre egen skattefrihet.