Gratis vareprøver er ikke nødvendigvis avgiftsfrie
Null på leverandørens faktura betyr ikke nødvendigvis null tollverdi. Undersøk hva prøvene er, hvordan de kan brukes og om vilkårene for fritak er oppfylt.
En leverandør sender ti produkter til en norsk butikk. Dokumentet sier «samples, no charge» og viser null å betale. Butikken vurderer å sette noen av produktene i salgsdisken. Gratis levering og avgiftsfri innførsel er ikke det samme.
Det første spørsmålet er hva som faktisk kommer inn. Er det avskårne materialprøver uten vanlig bruksverdi, eller komplette produkter som kan selges? Leverandørens engelske merking avgjør ikke alene om norske fritaksvilkår er oppfylt.
Undersøk vilkårene, ikke bare dokumentnavnet
Tolletaten om vareprøver beskriver et fritak med konkrete vilkår: ubetydelig verdi, innførsel med sikte på senere import av tilsvarende varer og at prøven ikke i seg selv er egnet som salgsvare. Importøren må kunne dokumentere grunnlaget.
| Sending | Hva må undersøkes? |
|---|---|
| Små avskårne stoffbiter | Verdi, formål og manglende egnethet som salgsvare |
| Ti komplette jakker | Vanlig bruk og salgbarhet, ikke bare prøveetiketten |
| Gratis reservedel etter klage | Erstatningsleveranse og egen dokumentasjon |
| Lånt demonstrasjonsmaskin | Eierskap, midlertidig innførsel og planlagt retur |
Tabellen avgjør ikke et konkret fritak. Den viser hvorfor forskjellige gratisleveranser må skilles. En garantidel og et midlertidig lån skal ikke behandles som vareprøver bare fordi mottakeren ikke betaler en vanlig kjøpesum.
En nullfaktura forklarer ikke hele verdien
Tollverdi er et eget regelstyrt grunnlag. Når det ikke foreligger et ordinært salg, kan man ikke automatisk bruke null som transaksjonsverdi. Tollverdiveilederen og innførselsveiledningen beskriver verdsettingsmetodene og dokumentasjonen.
Be leverandøren opplyse vanlig varebeskrivelse, antall, formål og et relevant verdigrunnlag. En proformafaktura kan forklare sendingen uten at den blir et betalingskrav. Ikke be leverandøren oppgi et kunstig lavt beløp for å få sendingen lettere gjennom.
I det tenkte tilfellet har de ti komplette produktene en opplyst normalverdi på 400 kroner hver. Dette gir 4 000 kroner som en opplysning å undersøke, ikke en ferdig fastsatt tollverdi. Frakt, valg av metode og øvrige forhold må vurderes separat. Eksemplet viser bare at null betaling ikke betyr at produktene mangler økonomisk verdi.
Gi deklareringsansvarlig riktig faktabeskrivelse
Send dokumentene før varen kommer hvis mulig. Forklar at det ikke skal betales for produktene, hvorfor de sendes og hvem som eier dem. Opplys om de skal beholdes, testes, forbrukes eller returneres.
Hvis butikken planlegger å selge varene videre, må dette fremgå. En erklæring om at varen ikke er egnet for salg passer dårlig med en samtidig plan om ordinært butikkutsalg. Endret bruk etter innførselen kan også kreve ny vurdering; ikke anta at første merking dekker enhver senere disponering.
Kontroller dessuten produktkrav og eventuelle restriksjoner. Et avgiftsfritak er ikke en generell godkjenning av produktets sikkerhet eller av at en bestemt vare kan importeres. Mat, kosmetikk og elektriske produkter kan reise andre spørsmål enn en enkel tekstilprøve.
Hold betalingskrav og fysisk mottak fra hverandre
Registrer at produktene faktisk er mottatt, og hvilken status de har. Ikke opprett en fiktiv leverandørgjeld bare for å få en mengde inn i oversikten. Samtidig må den økonomiske og regnskapsmessige behandlingen vurderes på et dokumentert grunnlag.
Hvis transportøren fakturerer deklarering og frakt, gjelder disse betalingene andre forhold enn leverandørens nullbeløp. Behold dokumentene med samme sendingsreferanse. En kostnad til transport gjør ikke i seg selv prøvene til et ordinært kjøp.
Før saken kan lukkes
Samle beskrivelse av varen, formål, mengde, eier, verdigrunnlag og vurdert fritak eller avgiftsbehandling. Kontroller at deklarasjonen beskriver den faktiske leveransen. Noter hvem som har avklart eventuelle spørsmål og hvilke opplysninger vurderingen bygger på.
Når butikken senere bestiller vanlige salgsvarer fra samme leverandør, er det et nytt kjøp med egne dokumenter. Ikke la prøveforsendelsen bli stående som en uavklart post som automatisk motregnes i den første fakturaen. Bevar skillet mellom det opprinnelige gratis mottaket og den senere bestillingen.
Hva skal skje etter testingen?
Butikken bør på forhånd notere om prøvene skal beholdes, sendes tilbake eller ødelegges ved prøving. En materialprøve som forbrukes i testing trenger et annet praktisk spor enn en komplett maskin som fortsatt tilhører leverandøren. Ikke bland disse tilfellene i én felles kode for gratisvarer.
Hvis leverandøren senere krever betaling, må virksomheten avklare om dette var avtalt fra starten, om bruken ble endret eller om et nytt kjøp er inngått. Dokumenter grunnlaget og vurder om opplysningene ved innførselen må følges opp. En ny faktura skal ikke uten videre behandles som bevis for at den opprinnelige deklareringen var riktig eller feil.
Det samme gjelder når en prøve overleveres til en medarbeider eller kunde. En slik disponering kan reise egne spørsmål. Registrer hva som faktisk skjedde, fremfor å la prøven forsvinne fra oversikten uten forklaring.