Send utstyr til reparasjon med riktig dokumentkjede
Planlegg midlertidig utførsel før maskinen sendes til verksted i utlandet. Knytt identitet, reparasjon, frakt og gjeninnførsel i samme dokumentkjede.
Bedriften sender en egen maskin til et verksted i Danmark. Noen uker senere kommer maskinen tilbake sammen med en reparasjonsfaktura. Hvis dokumentasjonen bare viser pakken som ankommer Norge, kan det bli vanskelig å forklare at dette er bedriftens tidligere utførte utstyr.
Dokumentkjeden bør begynne før avreise. Den må vise hvilken maskin som gikk ut, hvorfor den ble sendt og hva som kommer tilbake. En forklaring skrevet etter at transportøren har behandlet pakken som et vanlig varekjøp, kan gi merarbeid.
Beskriv utstyret slik at det kan gjenkjennes
Noter modell, serienummer, tilstand og intern eiendelsreferanse. Ta vare på dokumentasjon av bedriftens tilknytning til maskinen. Reparasjonsordren bør vise verksted, avtalt arbeid og om reparasjonen er betalt eller påberopt som garanti.
| Ledd | Dokumentasjon som knyttes sammen |
|---|---|
| Før avsendelse | Maskinidentitet og reparasjonsordre |
| Utførsel | Riktig deklarasjon og dokumentert faktisk utførsel |
| Arbeid i utlandet | Verkstedets beskrivelse og faktura eller garantibekreftelse |
| Tilbakeforsendelse | Identitet, frakt og referanse til utførselen |
| Gjeninnførsel | Deklarasjon og relevant beregningsgrunnlag |
Tolletatens veiledning om reparasjon i utlandet beskriver midlertidig utførsel og betydningen av å dokumentere at varen har forlatt landet. Siden har forsendelser til reparasjon som tema; næringsdrivende må også sikre riktig elektronisk deklarering og vurdering av sin konkrete vare.
Ikke send bare reparasjonsfakturaen
Anta at maskinen har serienummer M-17. Verkstedet fakturerer 12 000 kroner for arbeid og deler, mens dokumentert frakt ut og tilbake samlet er 2 000 kroner. Tallene er konstruerte og viser hvilke kostnader som må identifiseres.
Det er ikke riktig å konkludere at innførselen har null grunnlag bare fordi bedriften eide maskinen fra før. Samtidig er full nyvareverdi ikke automatisk riktig grunnlag ved en dokumentert reparasjonsretur som oppfyller særreglene.
Merverdiavgiftshåndboken avsnitt 4-11.5 omtaler gjeninnførsel etter foredling, bearbeiding eller reparasjon. Bruk bestemmelsen og de faktiske dokumentene ved vurderingen av arbeids- og forsendelseskostnadene. Artikkelen fastsetter ingen generell sats eller fradragsrett for maskinen.
Garanti må kunne vises
Hvis verkstedet ikke skal ha betalt fordi arbeidet dekkes av garanti, be om en tydelig bekreftelse. Et dokument med nullbeløp uten forklaring kan være vanskelig å skille fra en ufullstendig faktura eller en gratis vareleveranse.
Oppgi om frakt, ekstraarbeid eller andre deler likevel skal betales. En sak kan ha både garantidekket arbeid og et tillegg som kunden har bestilt. Det er ikke sikkert at hele sendingen skal behandles likt bare fordi overskriften sier garanti.
Bevar kommunikasjonen som avklarer dette. Ikke lag en egen bekreftelse på vegne av verkstedet dersom leverandøren ikke har bekreftet grunnlaget.
Når en annen maskin kommer tilbake
Verkstedet kan foreslå å erstatte M-17 med en annen enhet. Da brytes den enkle kjeden med samme vare ut og inn. Be om opplysninger om nytt serienummer, eierskap, avtalt oppgjør og hva som skjer med originalmaskinen.
Ikke skriv at M-17 er returnert hvis pakken inneholder M-28. Et garantibytte kan kreve annen dokumentasjon og vurdering enn reparasjon av samme maskin. Avklar dette med deklareringsansvarlig før returen sendes, særlig dersom det opprinnelige utstyret blir beholdt i utlandet.
Hvis bare deler av maskinen sendes ut, bør beskrivelsen avgrense disse delene. En liste over hele anleggets anskaffelsesverdi kan ellers gi et misvisende bilde av forsendelsen.
Sett en ansvarlig på returen
Følg fristen for den aktuelle prosedyren og undersøk behov for forlengelse i god tid ved forsinkelse. Kontroller at ut- og innførselsdokumentene er knyttet sammen, ikke bare lagret i hver sin mappe. Tolletatens deklarasjonsveiledning viser at reparasjon og gjeninnførsel har egne opplysninger.
Etter mottak bør økonomiansvarlig og den som kjenner maskinen kontrollere samme sak: identiteten stemmer, arbeidet er forklart, frakten er med og eventuelle åpne krav er registrert. Da kan utstyrets bevegelse forstås uten at en reparasjonsretur blir stående som et uavklart nytt innkjøp.
Skill tollsporet fra maskinens regnskapsverdi
At maskinen fysisk forlater Norge for reparasjon, betyr ikke i seg selv at bedriften har solgt den eller skal fjerne den fra eiendelsoversikten. Noter midlertidig plassering og forventet retur. Hvis driften trenger en lånemaskin i mellomtiden, er lånet og eventuell leie et eget avtaleforhold.
Når arbeidet er utført, bør fakturaen beskrive hva som er reparert og hva som eventuelt er forbedret. Vurdering av vedlikehold eller påkostning følger ikke automatisk beløpet som brukes ved gjeninnførselen. Samle arbeidsbeskrivelsen slik at den regnskapsmessige vurderingen kan gjøres på faktisk grunnlag.
Ved årsskifte kan maskinen fortsatt stå hos verkstedet. Da er en bekreftelse på status og identitet nyttig. Den skal forklare hvor eiendelen er, ikke gi inntrykk av at en uferdig reparasjon allerede er levert og betalt.