Ett salg betales med flere betalingsmidler
Avstem hele salget og hver betalingsdel når kunden kombinerer gavekort og kort, uten å føre innløsningen som et ekstra salg.
En kunde kjøper en vare for 1 100 kroner. Kunden bruker 400 fra et gavekort og betaler de siste 700 med betalingskort. I bankoppgjøret finner eieren bare kortbetalingen og lurer på om omsetningen dermed er 700, eller om gavekortet skal registreres som et ekstra salg på 400.
Salgsverdi og betalingsmåter er forskjellige størrelser. Ett kjøp kan gjøres opp med flere midler uten å bli flere uavhengige leveranser. For å forstå oppgjøret må eieren følge både salgsdokumentet, gavekortbevegelsen og kortbetalingen.
Sett opp de tre sporene
| Spor i eksemplet | Beløp | Hva det viser |
|---|---|---|
| Varen som leveres | 1 100 | Hele den aktuelle salgsverdien |
| Brukt gavekortverdi | 400 | En del av oppgjøret skjer mot eksisterende rettighet |
| Kortbetaling | 700 | Den delen som skal finnes i terminal- og innløseroppgjør |
De to betalingsdelene summerer til 1 100. Dersom gavekortet hadde 600 i gyldig saldo før kjøpet og ingen andre bevegelser, er det 200 igjen etter bruk av 400. Det er en kontroll av kortets saldo, ikke en ny kundebetaling på 200.
Ikke bruk banken som hele salgsrapporten
Betalingsleverandøren kan betale de 700 senere og trekke et gebyr. Et enda lavere bankbeløp sier da heller ikke alene hva varen ble solgt for. Salgsrapport, gavekortbevegelse og innløseroppgjør må sammenholdes.
Altinns veiledning om kontantsalg gir grunnlaget for avstemmingen. En betalingsdel som ikke går inn på bankkontoen samme dag, skal ikke gjøres usynlig i kontrollen.
Samtidig skal opprinnelig betaling for gavekortet ikke registreres som et nytt innskudd nå. Pengene kan ha blitt mottatt i en tidligere periode. Innløsningen må kobles til det kortet som faktisk brukes.
Avgiftsvurderingen må være gjort for korttypen
Merverdiavgiftshåndbokens omtale av kuponger og gavekort viser hvorfor alle verdibevis ikke kan behandles likt. Denne guiden forutsetter at riktig behandling av gavekortet allerede er avklart.
Ikke bruk regnestykket som påstand om at all gavekortomsetning får avgift på samme tidspunkt. Salgs- og betalingsavstemmingen skal støtte den korrekte behandlingen, ikke velge den ved å gjette.
Kontroller hva systemet faktisk registrerer
Prøv et representativt blandet oppgjør før rutinen tas i vanlig bruk. Kan salgsrapporten vise hele varen og begge betalingsdelene? Kan gavekortets saldo og terminalbetalingen finnes med en felles referanse? Kan et avbrudd behandles uten å bruke kortverdien to ganger?
Det er ikke nok at skjermen til slutt viser «betalt». En korrekt total kan skjule at gavekortet ikke er redusert, eller at en ny kortbetaling ble opprettet etter et teknisk avbrudd. Kontroller detaljene bak statusen.
Når kortbetalingen mislykkes
Anta at gavekortdelen blir trukket, men terminalen avviser de 700. Da må virksomheten vite hva som faktisk er skjedd før den prøver på nytt. Er salget fortsatt åpent? Skal gavekortdelen tilbakeføres hvis kjøpet ikke fullføres? Har terminalen likevel registrert en belastning?
Bruk de korrekte funksjonene og dokumenter utfallet. Ikke la medarbeideren gi kunden et nytt gavekort uten å avklare det gamle; det kan skape dobbelt verdi. Ikke registrer et fullført salg bare fordi én betalingsdel lyktes.
Retur trenger en egen betalingsplan
Hvis varen senere returneres, må bedriften avklare hvordan oppgjøret skal fordeles etter gjeldende vilkår og kundens rettigheter. En retur på 1 100 betyr ikke automatisk at hele beløpet skal sendes tilbake via kortterminalen. Den opprinnelige kortbetalingen var 700.
Unngå også at 400 både gjenopprettes på gavekortet og utbetales i penger uten grunnlag. Dokumenter faktisk retur, betalingsbevegelse og ny gavekortsaldo hver for seg. Denne artikkelen fastsetter ingen universell returrett eller refusjonsfordeling.
Sluttkontroll av den blandede betalingen
Eieren bør kunne forklare hele salget uten å starte med bankkontoen: hva kunden fikk, hvordan hver del ble betalt og hvilken saldo som gjenstår. Ved avvik undersøkes den konkrete betalingsdelen fremfor å endre vareprisen.
Et godt oppgjør har én forståelig sammenheng selv om pengene, gavekortrettigheten og bankutbetalingen følger forskjellige tidslinjer. Da kan regnskapet avstemmes uten å gjøre manglende bankbeløp til redusert salg eller innløsning til dobbel inntekt.
Hvis gavekortet er utstedt av en annen virksomhet, må eieren undersøke hvem som faktisk skylder oppgjøret for de 400. Det er ikke nødvendigvis egen registrert gavekortforpliktelse som reduseres. Avtaleforholdet og oppgjørsrapporten må kunne forklare hvilken rettighet som er brukt og hvilket krav som eventuelt oppstår. Den opprinnelige tabellen forutsetter et allerede avklart gavekortløp. Et nytt eksternt kort kan derfor ikke legges inn som et ekstra betalingsmiddel uten at den økonomiske sammenhengen også er vurdert.