Retur og varebytte ved disken med kontrollspor
Dokumenter retur, nytt salg og mellomlegg hver for seg når en kunde bytter en vare ved disken.
En kunde kommer tilbake med en vare som kostet 600 kroner og bytter til en vare som koster 850. Kunden betaler 250 i mellomlegg. Medarbeideren vil registrere bare de 250 som et nytt salg, siden det er dette beløpet som kommer inn på terminalen.
Mellomlegget er et betalingsresultat, ikke hele historien om salget. Oppgjøret omfatter en retur, en ny leveranse og en betaling. Disse hendelsene må kunne følges selv om systemet håndterer dem i én samlet arbeidsflyt.
Finn det opprinnelige kjøpet
Bruk relevant kvitterings- eller salgsreferanse og kontroller hvilken vare som returneres. Undersøk om kjøpet faktisk tilhører virksomheten, hvilket beløp som ble betalt og hvilke returvilkår som gjelder. Denne guiden avgjør ikke kundens rett til bytte; den beskriver kontrollen når byttet skal gjennomføres.
Et gammelt listeprisbeløp er ikke nødvendigvis riktig returbeløp hvis varen ble solgt med rabatt. Avklar grunnlaget fremfor å bruke dagens hyllepris automatisk.
| Hendelse i eksemplet | Beløp | Hva dokumentasjonen må forklare |
|---|---|---|
| Retur av opprinnelig vare | 600 | Hvilket salg og hvilken vare som tilbakeføres |
| Levering av ny vare | 850 | Hva kunden kjøper nå |
| Betalt mellomlegg | 250 | Hvordan differansen gjøres opp |
Regnestykket 850 minus 600 gir 250. Det viser betalingen i eksemplet, men erstatter ikke dokumentasjonen av de to varehendelsene.
Bruk korreksjonsfunksjonen som er beregnet på hendelsen
Skatteetatens kassasystemveiledning omtaler håndtering av retur og nytt salg. Kassasystemforskriften gir de nærmere kravene.
Ikke slett det opprinnelige salget eller endre det som om varen aldri var solgt. Bruk systemets lovlige funksjon og behold sammenhengen. Om retur og nytt salg står på samme dokument eller flere, må hendelsene fortsatt kunne forstås.
Betalingsmåten må passe det faktiske oppgjøret
Hvis hele byttet skjer mot et mellomlegg, skal det ikke i tillegg registreres en fiktiv bankutbetaling på 600 og en full kortinnbetaling på 850 uten at pengene faktisk beveger seg slik. Registreringene må følge systemets korrekte metode for byttet.
Hvis kunden derimot først får en reell refusjon og så betaler hele den nye varen, må disse bevegelsene kunne følges. To praktiske løsninger kan ha samme nettobeløp, men forskjellige betalingsspor.
Kontroller derfor hva terminalen faktisk har gjort. Ikke anta at kassens godkjente retur automatisk betyr at pengene allerede er tilbake på kundens kort.
Returvarer er ikke alltid salgbare lagervarer
Undersøk hvor den innleverte varen skal plasseres. En ubrukt salgbar vare kan ha en annen oppfølging enn en defekt vare som skal undersøkes, repareres eller kasseres. En kontantrefusjon avgjør ikke varens fysiske tilstand.
Samtidig må den nye varen gå ut som riktig produkt. Hvis personalet registrerer et generelt mellomlegg uten varenummer, kan salgsstatistikk og lagerbevegelser miste sammenhengen. Oppgjøret bør vise begge de faktiske varene.
Kontroller avgift når varene er forskjellige
Hvis den nye varen har en annen avgiftsbehandling enn den returnerte, kan ikke netto mellomlegg fordeles med en tilfeldig prosent. Riktig behandling må bygge på de konkrete leveransene og korreksjonen av den gamle.
Altinns krav til bilag viser betydningen av at det som faktisk skjedde, bevares. Regnskapsansvarlig trenger mer enn et terminalbeløp og ordet «bytte».
Følg unntakene til avslutning
Hvis originalkvitteringen mangler, beløpet er omstridt eller kunden har betalt med et annet middel, må riktig ansvarlig avklare saken. Ikke la medarbeideren finne på en snarvei for å få køen videre uten dokumentasjon.
Et godt kontrollnotat viser referansene, varebehandlingen og betalingens status. Ved dagens oppgjør kan de 250 forklares som mellomlegg i dette byttet. Da bevares både kundens oppgjør og virksomhetens salgsspor, uten at nettobeløpet får stå som forklaring på alt.
Bytte, reklamasjon og en ekstra tjeneste
Tenk at kunden samtidig betaler for en ny monteringstjeneste. Da må også denne leveransen identifiseres; den skal ikke skjules i mellomlegget mellom varene. Hvis hendelsen i stedet gjelder en reklamasjon med kostnadsfri erstatning, kan den økonomiske og praktiske oppfølgingen være annerledes enn det ordinære byttet i eksemplet. Beskriv hendelsen riktig før systemfunksjon velges.
En medarbeider bør derfor kunne spørre hvorfor varen kommer tilbake uten å måtte avgjøre alle juridiske spørsmål alene. Ved tvil om kundens rettigheter eller fullmakt til å godkjenne et avvik, tas saken til riktig ansvarlig. Når grunnlaget er avklart, kan dokumentene vise nettopp denne typen hendelse. En korrekt knappetrykking på feil hendelsesgrunnlag gir fortsatt et misvisende spor.