Vekselkasse og kontantuttak til bank
Lag en kontantbro fra veksel ved åpning til salg, uttak og opptalt rest, og skill bankinnskudd fra ny omsetning.
Butikken starter dagen med 1 000 kroner i veksel. Kundene betaler til sammen 6 200 kontant. Før stengetid tas 5 000 ut for innskudd i banken. Den som avstemmer bankkontoen, ser senere innbetalingen og vurderer å føre de 5 000 som nytt salg.
Flytting fra kasseskuff til bank er ikke et nytt kundesalg. Virksomheten må følge de samme pengene gjennom flere steder, slik at omsetningen ikke registreres en gang ved kassen og en gang til når kontantene når banken.
Start med en enkel kontantbro
Under forutsetning av at ingen andre kontantbevegelser har skjedd, gir eksemplet denne sammenhengen:
| Del | Beløp i kroner | Betydning |
|---|---|---|
| Veksel ved åpning | 1 000 | Allerede eksisterende kontanter |
| Kontantbetaling fra dagens kunder | +6 200 | Betalingsdelen som knyttes til dagens salg |
| Uttak til bank | −5 000 | Kontanter flyttes ut av skuffen |
| Forventet beholdning etter uttaket | 2 200 | Skal sammenholdes med faktisk opptelling |
Tabellen er en konstruert avstemmingsmodell. Returer, andre innbetalinger eller utgiftsbetalinger ville krevd egne linjer. Ikke bruk modellen til å overse en faktisk hendelse som ikke passer i de fire radene.
Veksel må være kjent før dagens salg
Registrer og dokumenter den relevante vekselkassen etter reglene. Hvis åpningen bare antas å være 1 000, kan sluttavviket skyldes feil utgangspunkt. Kontroller hvem som har bekreftet beløpet og hvilken skuff det gjelder.
Veksel tatt fra en annen kasse er en intern bevegelse som også må kunne forklares. Det er ikke et kundekjøp og skal ikke legges inn som en fiktiv salgsregistrering.
Bokføringsforskriften § 5-3-8 er et relevant rettslig grunnlag. Rutinene må også passe faktisk bruk av kassasystemet.
Et uttak trenger formål og spor
Når de 5 000 tas ut, noter dato, beløp, ansvarlig og formål i den dokumentasjonen som kreves. Det bør være mulig å se at pengene ble tatt fra nettopp denne kassen og var ment for bankinnskudd.
En pose med kontanter og et muntlig løfte er et svakt oppfølgingsgrunnlag. Virksomheten bør vite hvem som har ansvaret frem til innskuddet er bekreftet. Bevar nødvendig dokumentasjon uten å gjøre oversikten over kontanttransport mer åpen enn den trenger å være.
Skuffen og banken kan være på forskjellige tidspunkter
Kontantene kan forlate kassen fredag og vises på bankkontoen senere. Da er manglende banklinje fredag ikke nødvendigvis tap. Samtidig er et dokumentert uttak ikke bevis for at banken faktisk mottok riktig beløp.
Følg derfor bevegelsen frem til bekreftelsen. Hvis bankinnskuddet er 4 900, må differansen på 100 undersøkes. Ikke endre uttaksdokumentet til 4 900 uten å vite hva som har skjedd med de resterende pengene.
Regnskapsmessig oppfølging av penger underveis må bygge på den konkrete dokumentasjonen og virksomhetens oppsett. Denne artikkelen gir ingen universell kontoplanpost som passer alle ordninger.
Ikke skjul andre typer uttak
Hvis eieren tar private penger fra skuffen eller en medarbeider kjøper materiell kontant, er det andre hendelser enn bankinnskudd. De må vurderes og dokumenteres etter sitt innhold. En privat utbetaling skal ikke få teksten «innskudd bank» fordi det er en kjent knapp i systemet.
Tilsvarende er en kontantutgift ikke dokumentert bare fordi beholdningen gikk ned. Kjøpets bilag og formål må finnes i tillegg. Hold pengebevegelse og kostnadsgrunnlag sammen uten å gjøre dem til samme dokument.
Knytt dagsoppgjøret til opptellingen
Altinns forklaring av dagsoppgjør viser hvorfor kontantbeholdningen må sammenholdes med registreringene. Noter hvem som har telt og kontrollert, og forklar eventuelle avvik.
Et riktig bankinnskudd betyr ikke at all salgsdokumentasjon er riktig. Butikken må fortsatt kunne forklare salg, returer og avgiftsbehandling. Kontantbroen løser bare én viktig del av denne sammenhengen.
Sluttkontrollen
For eksemplet skal de 6 200 kunne knyttes til kundesalget, de 5 000 til uttak og bankinnskudd og de 2 200 til opptalt rest. Vekselen må også skilles fra dagens innbetalinger.
Når alle ledd kan følges, trenger bankavstemmingen ikke gjette om et innskudd er nytt salg. Den bekrefter hvor pengene fra allerede dokumenterte hendelser tok veien.
Hvis flere personer teller eller leverer kontanter, bør overleveringen ha en tydelig referanse. Den som tar imot en forseglet pose, har ikke nødvendigvis kontrollert innholdet. Skriv hva som faktisk er bekreftet: overtatt pose, opptalt beløp eller mottatt bankkvittering. Det hindrer at én signatur tolkes som tre forskjellige kontroller. Dersom det senere oppstår avvik, kan virksomheten da undersøke riktig ledd i stedet for å starte hele dagen på nytt.