Når kontantfaktura kan være riktig dokumentasjon
Undersøk virksomhetens faktiske salgsmodell og kundeidentifikasjon før kontantfaktura velges som alternativ til kassasystem.
Et verksted registrerer kunden når oppdraget bestilles og lager et spesifisert salgsdokument. De fleste kunder faktureres i ettertid, men noen betaler når varen hentes. Eieren spør om slike betalinger kan dokumenteres med kontantfaktura i stedet for kassasystem.
En annen butikk vil bruke samme løsning ved å be alle som kjøper en tilfeldig vare, skrive navnet sitt på en lapp. De to virksomhetene har ikke nødvendigvis samme grunnlag. Kontantfakturaunntaket må vurderes ut fra den faktiske salgsmodellen, ikke bare dokumentets navn.
Hva er det som skal vurderes?
Skatteetatens prinsipputtalelse om kontantfaktura forklarer et snevert anvendelsesområde. Virksomheter som normalt trenger kundeidentifikasjon for å levere og bruker fakturaløsninger, må skilles fra vanlig detaljhandel som bare innfører personregistrering ved kassen.
Derfor bør verkstedet beskrive bestilling, arbeid, kundeopplysninger, dokumentutstedelse og betaling samlet. At det kaller et PDF-dokument «kontantfaktura», er ikke tilstrekkelig.
| Kontrollpunkt | Spørsmål til verkstedet |
|---|---|
| Salgsmodell | Hvorfor er kundeidentifikasjon en nødvendig del av leveransen? |
| Fakturaløp | Brukes fakturasystemet faktisk i den ordinære virksomheten? |
| Betaling ved henting | Hvordan vises det at dokumentet allerede er gjort opp? |
| Dokumentinnhold | Finnes nødvendige opplysninger om selger, kjøper, leveranse og beløp? |
| Daglig kontroll | Kan kontantfakturaer og mottatte betalingsmidler avstemmes? |
Kundeopplysninger skal følge hvert aktuelt salg
Hvis kontantfaktura brukes som alternativ på dette grunnlaget, må dokumentene ha de nødvendige opplysningene også om kjøper. Det er ikke bare store beløp som trenger dette. Ordningen kan ikke praktiseres med fulle opplysninger på noen salg og anonyme kvitteringer på resten uten riktig grunnlag.
Samtidig skal personopplysninger ikke samles inn tilfeldig for å få en uegnet salgsmodell til å ligne unntaket. Beskriv hvorfor opplysningene faktisk trengs, og gi tilgang til dem som har et relevant behov. Dette er ikke en veiledning i å registrere flest mulig kundedata.
Betalt dokument må ikke bli et nytt krav
Anta at reparasjonen koster 2 400 kroner og kunden betaler hele beløpet ved henting. Salgsdokumentet og betalingssporet må henge sammen slik at kunden ikke senere får en purring på det samme beløpet.
Det motsatte må også undersøkes: Et dokument merket betalt er ikke bevis for at terminaltransaksjonen ble gjennomført. Kontroller faktisk betalingsstatus og korrekt referanse. En feil mellom disse to sporene kan gi både uriktig kundeoppfølging og differanse i avstemmingen.
Fakturakravene forsvinner ikke
Et ordinært salgsdokument trenger mer enn beløp og tidspunkt. Nummerering, parter, beskrivelse og andre relevante opplysninger må følge reglene. Ikke gjør en terminalkvittering om til faktura ved bare å endre filnavnet.
Altinns oversikt over faktura og salgsdokumentasjon er et praktisk utgangspunkt. Kontroller den aktuelle løsningen før den tas i bruk, og bevar dokumentene etter korrekt rutine.
Dagsavstemming er fortsatt nødvendig
Altinns kontantsalgsveiledning beskriver at kontantbeholdningen skal telles og avstemmes mot kontantfakturaene. Løsningen er ikke en begrunnelse for å vente til årsoppgjøret med å undersøke betalingsforskjeller.
Lag en dagsoversikt som skiller betalt ved henting fra åpne kredittfakturaer. Hvis samme dokument kommer gjennom flere rapporter, må det ikke bli dobbelt salg i regnskapet. Koble dokumentidentitet og betaling, ikke bare to like totalsummer.
Ikke bland inn omsetningsunntaket
Et eventuelt kontantfakturaunntak er ikke det samme som unntak ved lavt eller sporadisk kontantsalg. Virksomheten må vite hvilken regel den faktisk bygger på. En mislykket vurdering av den ene kan ikke erstattes med den andre uten å kontrollere vilkårene.
Bransjespesifikke krav kan dessuten ha betydning. Et verkstedeksempel kan ikke uten videre brukes som fasit for restaurant, frisør eller et annet utsalg.
En kontrollert konklusjon
Før eieren velger løsning, bør grunnlaget beskrive virksomheten og dokumentløpet, ikke bare programnavnet. Få konkret vurdering ved tvil og avklar hvem som følger opp endret aktivitet.
Hvis verkstedet senere starter vanlig butikksalg ved siden av reparasjonene, må dette vurderes særskilt. En gammel konklusjon om oppdragskundene er ikke automatisk en godkjenning av alle fremtidige salg. Riktig dokumentasjon begynner med riktig forståelse av virksomheten.
Kontroller også om kunden betaler hele kravet eller bare en del ved henting. Et delvis oppgjør skal ikke gjøre resten usynlig eller føre til at hele dokumentet feilaktig merkes betalt. Oppstillingen bør vise salg, betalt del og eventuelt åpent krav med samme referanse. Dette er særlig nyttig når kunden får kreditt på deler av leveransen. En oversikt som bare sier «kort» kan da gi feil grunnlag både for purring og bankavstemming, selv om korttransaksjonen isolert er korrekt.