Hva innebærer det å godkjenne en regnskapsrapport

Eieren får en månedsrapport med knappen «godkjenn». Bankkontoen er ikke ferdig avstemt, og lageransvarlig undersøker en negativ beholdning. Hva bekrefter eieren ved å godkjenne? En intern signatur bør ha et definert innhold som passer det som faktisk er kontrollert.

Avklar hvilken beslutning signaturen gjelder

En godkjenning kan bety at ledelsen har lest rapporten, bekreftet kjente forretningshendelser eller kontrollert bestemte avstemminger. Dette er forskjellige handlinger. Ingen av dem er automatisk en revisjonsuttalelse eller en formell fastsettelse av årsregnskapet.

Skriv derfor hva som forventes av den som godkjenner. En eier kan vite at et stort prosjekt er levert uten å ha kompetanse til å bekrefte alle skatteberegninger. Regnskapsfører kan kontrollere poster uten å vite om en ny sideavtale finnes i eierens e-post.

Altinn om regnskap og revisjon gir bakgrunn for plikter og arbeidsdeling. En intern arbeidsflyt endrer ikke automatisk ansvaret som følger av lov eller avtale.

Eksempel på en avgrenset kontrollmelding

I et tenkt firma er salgsgrunnlaget komplett til månedsslutt, mens én bankpost og en lagerdifferanse fortsatt undersøkes. Rapporten kan identifiseres med dato og versjon, og de åpne forholdene kan beskrives.

Tabellen er ikke en anbefaling om å godkjenne en feil rapport. Den viser hvordan faktisk status må komme frem. Hvis åpne forhold er avgjørende for beslutningen, kan rapporten måtte ferdigstilles eller vurderes videre først.

Beskriv åpne forhold konkret

«Noe er uavklart» gir liten hjelp. Oppgi post, beløp eller mulig virkning, manglende dokumentasjon og neste frist. Skill bekreftet feil fra usikker informasjon. Hvis det ikke er mulig å anslå virkningen, si det.

Dokumentasjon av balansen hos Altinn er relevant for avstemmingsgrunnlaget. Balanserapporten viser hvorfor en pen totalsum ikke er nok.

Ikke la et avkrysningsfelt automatisk bety at alle underliggende dokumenter er undersøkt dersom kontrollen bare omfattet noen utvalgte poster. Beskriv det valgte omfanget og begrunnelsen.

Knytt godkjenningen til riktig versjon

Noter rapportdato, eksport eller annen stabil referanse. Hvis nye bilag kommer inn etterpå, kan tallene endres. Den gamle signaturen bør ikke fremstå som en bekreftelse på den nye versjonen uten en vurdert rutine.

Låse en kontrollert periode gjelder den tekniske videreføringen. Låsen er heller ikke i seg selv et bevis på riktig regnskap.

Ved rapportering til styre eller långiver bør mottakeren få vite hvilke viktige begrensninger som gjelder. Ikke fjern avvikslisten fra materialet bare fordi den gjør presentasjonen mindre ryddig.

Følg opp etter signaturen

Avtal hvem som kontrollerer at åpne forhold faktisk blir avsluttet, og når ny rapport skal sendes ved endring. Økonomirapport til styret kan samle dette for formelle beslutninger.

En nyttig intern godkjenning dokumenterer en gjennomført handling: hvem undersøkte hva, på hvilket grunnlag og med hvilke åpne spørsmål. Den skal ikke gi et bredere inntrykk av sikkerhet enn kontrollen faktisk støtter.