Når et allerede registrert årsregnskap inneholder feil
Selskapet oppdager en konkret feil i et godkjent og registrert årsregnskap og må avklare retting, vedtak og ny innsending.
I oktober oppdager eieren en mulig vesentlig feil i fjorårets balanse. Årsregnskapet er allerede fastsatt og registrert. Det er en annen situasjon enn å rette et bilag i en åpen måned. Finn hva som faktisk er feil, og hvilken formell prosess som gjelder, før en ny fil sendes inn.
Skill tre dokumentløp
Løpende bokføring, offentlig årsregnskap og skattemelding kan bli berørt av samme hendelse. De har forskjellige regler og mottakere. En rettet post i regnskapssystemet oppdaterer ikke nødvendigvis det som er registrert offentlig eller tidligere levert til Skatteetaten.
Brønnøysundregistrenes veiledning om korrigering beskriver en begrenset adgang til å endre allerede godkjente og registrerte årsregnskap. Tid siden innsendingsfristen og om neste årsregnskap er levert, har betydning.
Ikke send et nytt årsregnskap bare fordi en ny regnskapsfører ønsker en annen presentasjon. Beskriv den konkrete regnskapsfeilen og vurder om den faktisk krever et nytt årsregnskap.
Lag et faktanotat om feilen
Notatet bør vise berørt år, post, opprinnelig behandling, nytt faktagrunnlag og mulig virkning. Hent den faktisk registrerte versjonen og vedtakene som lå bak. En lokal arbeidsfil kan være forskjellig fra det som ble sendt.
| Punkt | Opplysning som trengs |
|---|---|
| Registrert dokument | År, dato og riktig offentlig versjon |
| Påstått feil | Konkret post og begrunnet beskrivelse |
| Virkning | Berørte resultat-, balanse- og noteopplysninger |
| Tidslinje | Innsendingsfrist, oppdagelse og neste års levering |
| Formelle dokumenter | Tidligere vedtak og behov for ny behandling |
En formulering om at «revisor fant feil» er ikke tilstrekkelig forklaring på feilens innhold. Hvem som oppdaget den, avgjør ikke alene korrigeringsadgangen.
Eksempel med et mulig feilført lån
Et tenkt selskap oppdager at et større dokumentert lån kan være presentert eller behandlet feil. Først må avtale, betalinger og tidligere postering undersøkes. Det er ikke nok å flytte et beløp til en annen kontogruppe og skrive at balansen nå ser bedre ut.
Vurderingen kan berøre renter, resultat, gjeld, noter og andre opplysninger. Tallene må henge sammen i et eventuelt nytt dokument. Dersom feilen påvirker beslutninger om utdeling eller andre disposisjoner, må dette vurderes særskilt.
Kontroller registerets vilkår før ny innsending
Veiledningen beskriver mulighet innen fem måneder etter innsendingsfristen og mer begrensede unntak senere. Ved senere korrigering kreves nærmere dokumentasjon, og adgangen er svært begrenset dersom neste årsregnskap allerede er levert.
Avklar med gjeldende veiledning hvilken dokumentpakke som trengs. Den kan blant annet omfatte regnskapsmessig begrunnelse, ny generalforsamlingsprotokoll og ny revisjonsberetning når relevant. En ny PDF alene er ikke nødvendigvis tilstrekkelig.
Brønnøysundregistrenes tilbakemelding på årsregnskap gjelder mottak og behandling. Den må ikke forveksles med en full faglig bekreftelse på at alle tall er riktige.
Bevar sammenhengen mellom gammel og ny versjon
Dokumenter hvem som vurderte feilen, hva som ble vedtatt og hva som faktisk ble sendt. Gi relevante mottakere beskjed når tidligere tall de har brukt, blir endret.
Rapport som ser feil ut er en nyttig startmetode. Låst regnskapsperiode gjelder selve arbeidsflyten. Bruk også årsregnskap til signering. Ved vesentlige feil bør regnskap, selskapsrett og skatt vurderes samlet av relevante fagpersoner, uten å anta at én retting automatisk løser alle rapporteringene.