Forskuddsbetalte kostnader over flere måneder
Eieren vil forstå hvorfor bankens store utbetaling ikke nødvendigvis er samme måneds kostnad.
Årsforsikringen betales i oktober, og oktoberresultatet ser plutselig svakt ut. De neste månedene ser bedre ut, selv om forsikringsdekningen fortsetter. En betaling for fremtidig dekning må kunne følges gjennom den perioden den gjelder. Kontantbelastning og regnskapskostnad er to forskjellige oversikter.
Finn den faktiske perioden først
Hent forsikringsbevis og faktura. Kontroller hvilken virksomhet og hvilke eiendeler som er dekket, start- og sluttdato og eventuelle endringer. En faktura datert oktober kan gjelde november til oktober året etter, ikke nødvendigvis oktober til september.
Altinn om periodisering forklarer hvorfor inntekter og kostnader må høre til riktig periode. Månedlig fordeling må bygge på innholdet i avtalen. En jevn fordeling er ikke automatisk riktig for enhver forskuddsbetaling.
Skill forsikringen fra et depositum eller et forskudd til en leverandør som ennå ikke har begynt å levere. Det er ikke betalingsmåten alene som bestemmer hva bedriften har fått.
Eksempel med dekning over to kalenderår
En tenkt årsavtale koster 24 000 kroner og gjelder fra 1. oktober til 30. september. For illustrasjonen er dekningen jevn gjennom perioden. Da tilsvarer den 2 000 per måned, og tre måneder gjelder første kalenderår.
| Del | Beregning i eksemplet | Hva beløpet viser |
|---|---|---|
| Betalt i oktober | 24 000 | Kontantbelastning |
| Oktober–desember | 3 × 2 000 = 6 000 | Kostnad i første kalenderår |
| Januar–september | 9 × 2 000 = 18 000 | Gjenstående periode ved årsslutt |
Dette er et forenklet periodeeksempel, ikke en regel om forsikringsprodukter eller skatt. Hvis avtalen inneholder ulike dekninger eller andre ytelser, må fordelingen undersøkes nærmere.
Eieren kan likevel bruke forskjellen til å forstå rapporten: banken er redusert med 24 000, mens det illustrerte årsresultatet bare belastes med 6 000 fra denne avtalen. Resten må ha et dokumentert spor.
Lag en plan som kan avstemmes
Oversikten bør vise bilagsreferanse, avtaleperiode, samlet beløp, metode, periodens kostnad og gjenstående saldo. Etter hver periode skal det være mulig å forklare hvorfor resten har gått ned.
Ikke lag to parallelle planer som begge bokfører samme kostnad. En manuelt opprettet post og en automatisk månedsfordeling kan doble belastningen. Avklar hvem som fører, og hvem som kontrollerer planen mot regnskapet.
Resultatregnskapet viser løpende resultat. Balanserapporten viser hva som står igjen på en dato.
Oppdater ved endring eller oppsigelse
Hvis bedriften selger det forsikrede utstyret, må avtalen og eventuell refusjon undersøkes. Et uforbrukt beløp i planen er ikke nødvendigvis det samme som refusjonen forsikringsselskapet faktisk skal betale.
Koble kreditnota eller tilbakebetaling til opprinnelig avtale. Bevar forklaringen på justert dekningsperiode, uten å slette den gamle beregningen. Dersom dekningen er endret, skal neste måneds kostnad ikke ukritisk kopieres fra forrige måned.
Kontroller restsaldoen ved avslutning
Sammenlign planen med avtalen og regnskapet på samme dato. En rest etter at dekningen er avsluttet, må undersøkes. Den skal ikke leve videre fordi ingen husker opprinnelsen.
Altinn om dokumentasjon av balansen er relevant for denne kontrollen. Se også avtalen som fakturavedlegg. MVA, skattemessig tidfesting og eventuelle særregler må vurderes separat. En forklarlig fordelingsplan gir eieren bedre tall, men erstatter ikke disse vurderingene.