Ett salg, flere betalingsmidler: avstem uten dobbeltføring
Salgsbeløpet og betalingsfordelingen må stemme hver for seg. Et konkret eksempel viser hvor differanser og dobbeltføring ofte oppstår.
Når kunden betaler én handel med flere betalingsmidler, er det fortsatt ett salg. Registrer salget én gang og fordel betalingen på riktige betalingsmidler. Kortoppgjøret som senere kommer i banken, er ikke et nytt salg.
Dette er viktig både ved delt kort- og kontantbetaling og når kunden bruker et gavekort på deler av kjøpet. En kontroll som bare sammenligner dagsomsetningen med bankinnbetalingen, vil ofte vise en tilsynelatende differanse.
Eksempel: en handel på 1 000 kroner
Kunden handler for 1 000 kroner og betaler 300 med kontanter og 700 med kort. Salgskvitteringen skal vise handelen og den riktige betalingsfordelingen.
| Hendelse | Beløp | Hva den forklarer |
|---|---|---|
| Registrert salg | 1 000 | Varene eller tjenestene kunden kjøper |
| Kontantbetaling | 300 | Del av oppgjøret i kassen |
| Kortbetaling | 700 | Del av oppgjøret hos kortinnløser |
| Senere kortutbetaling etter 14 i gebyr | 686 | 700 i kortbetaling minus 14 i gebyr |
Salgssummen er 1 000 kroner selv om banken senere bare viser 686 fra kortinnløseren. Kontantdelen og gebyret forklarer forskjellen. MVA-behandlingen følger det konkrete salget, ikke hvilken del kunden betaler med kort.
Les om kortoppgjør og gebyrer hvis innløseren samler mange betalinger i én utbetaling.
Kontroller på tre nivåer
Kvitteringen: Stemmer varelinjer, rabatter og total? Summerer betalingsmidlene til totalbeløpet? En feil i betalingsfordelingen skal ikke «rettes» ved å endre varesalget uten grunnlag.
Dagsoppgjøret: Summer registrerte betalinger per betalingsmiddel. Tell kontantene og skill dagens innbetalinger fra vekselbeholdning, kontantuttak og andre bevegelser. Kortdelen må kunne følges til terminal- eller innløserrapporten.
Banken: Koble kortutbetalinger til riktig oppgjør og periode. Forskjeller kan skyldes gebyrer, refusjoner eller tidsforskyvning. Avklar hvilke transaksjoner som er med før en differanse bokføres.
Når gavekort er en del av betalingen
Skill salg av gavekort fra innløsning. Ved innløsning bør kassen vise hvilket gavekort som brukes, beløpet som trekkes og eventuell restsaldo. Ikke registrer gavekortdelen som en ekstra kontant- eller kortbetaling bare for å få oppgjøret til å gå opp.
Avgiftsbehandlingen av gavekort avhenger blant annet av hva som er avklart ved utstedelsen. Den kan ikke avgjøres bare ved å kalle betalingsmidlet «gavekort». Bruk guiden om gavekort og fakturakontroll og avklar den konkrete typen før rutinen settes opp.
Slik undersøker du en differanse
Finn en enkelt kvittering som har delt betaling. Spor hver del til dagsrapport og betalingsrapport. Dersom én kortbetaling mangler, undersøk om den faktisk ble fullført. En avvist eller avbrutt betaling kan ikke behandles som penger hos innløseren.
Hvis handelen avbrytes etter at én del er betalt, må både salgsregistreringen og betalingen håndteres etter kassasystemets dokumenterte rutine. Bevar henvisninger til reverseringer. Ikke opprett en ny handel uten først å kontrollere hva som allerede ble registrert.
Avtal rutinen før første travle vakt
Vis ansatte hvordan delt betaling, avbrudd og retur gjøres i den aktuelle kassen. Bruk konkrete øvelser med kvitteringer og oppgjørsrapporter, ikke bare muntlig forklaring. La en ansvarlig følge opp avvik ved dagsoppgjøret.
Kontantsalg og kassasystem hos Altinn beskriver rammene for dokumentasjonen. Vår guide om kasse og regnskap viser neste kontrollledd. Eksemplet over forklarer avstemmingen; kontoføring og avgift må tilpasses virksomheten.