Liten grossist: avklar kredittunntak før neste varelevering
Få tydelig ansvar når kunden har åpne, forfalte poster.
En liten grossist kan ha gode kunder som av og til betaler sent. Problemet oppstår når selger, lager og regnskap tolker situasjonen ulikt. Et kredittunntak bør være en dokumentert beslutning med avgrensning, ikke en muntlig beskjed som varer på ubestemt tid.
Et praktisk eksempel
Kunden har en forfalt faktura og ber om en ny hasteordre. Selger mener betalingen kommer i morgen, mens lageret ser en sperre. Samle hva som er avtalt, hvilke poster saken gjelder og hvem som kan godkjenne unntaket. Dersom ny levering godkjennes, bør omfang og tidspunkt være tydelig. Regnskapsføreren kan bidra med postoversikten uten å overta bedriftens kommersielle beslutning.
Grunnlaget som gjør arbeidet enklere
| Underlag | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Åpne poster og eventuelle innsigelser | Kan opplysningen knyttes til den konkrete saken? |
| Dokumenterte betalingsavtaler | Er dette bekreftet, eller bygger det på en antakelse? |
| Beslutningstaker og avgrensning for unntaket | Hvem må avklare eller godkjenne neste steg? |
En gjennomførbar arbeidsflyt
- Sammenstill kundens poster før du vurderer ny levering.
- Skill betalingsløfte fra registrert betaling.
- Dokumenter beslutningen slik at selger og lager ser samme status.
Feilen det er lett å overse
Et utdatert notat om at kunden er «avklart» kan gi feil signal ved senere ordre. Sett en dato eller en konkret betingelse på unntaket.
Systemstøtte og faglig hjelp har ulike roller
Når du vurderer verktøy, kan ReAI være et eksempel på et regnskapssystem, mens Aiak er et eksempel på faglig regnskapshjelp. Be om å se hvordan akkurat dette arbeidsgrunnlaget håndteres, og avklar hvem som gjør kontrollen. Et systemvalg og en avtale om regnskapstjenester er to forskjellige beslutninger; ingen av dem erstatter gode kilder og tydelig ansvar.
Bør regnskapsføreren bestemme hvem som får kreditt?
Regnskapsføreren kan gi et bedre faktagrunnlag. Bedriften må avklare hvem som har myndighet til den kommersielle beslutningen.
Les videre
Kilder og avgrensning
Arbeidsflyten og eksemplet er redaksjonelle forslag. Vurder konkrete avtaler, personvern og regnskapsmessige spørsmål med riktig fagperson. Offentlige kilder til bakgrunn og krav: