Kortreservasjon, belastning og bankoppgjør: tre ulike hendelser
En autorisasjon på kortet er ikke det samme som en fullført betaling. Spor betalingsstatus og salgsgrunnlag før du retter en differanse.
En kortreservasjon er normalt en autorisasjon som holder av et beløp, ikke en ferdig utbetaling til virksomheten. Kunden kan se beløpet i nettbanken før betalingen er belastet og før pengene kommer i butikkens bankoppgjør.
For økonomiansvarlig er det viktig å holde betalingsstatus atskilt fra salgsdokumentasjon og tidspunktet for regnskapsføring. Levering, avtale og faktura må vurderes selv om betalingsleverandøren viser en grønn status.
Følg pengene gjennom tre trinn
| Trinn | Hva skjer? | Relevant kontroll |
|---|---|---|
| Autorisasjon eller reservasjon | Et beløp holdes av på kundens betalingsmiddel | Er beløpet fortsatt reservert, frigitt eller utløpt? |
| Belastning, ofte kalt capture | Virksomheten gjennomfører belastningen | Hvilken ordre og hvilket beløp gjelder den? |
| Oppgjør eller payout | Leverandøren utbetaler til virksomheten | Hvilke belastninger, gebyrer og refusjoner er med? |
Begrepene og mulighetene varierer mellom betalingsleverandører. Ikke bruk en fast antakelse om hvor mange dager en reservasjon varer. Fristen kan avhenge av blant annet korttype og betalingsmåte; kontroller den aktuelle transaksjonen og leverandørens dokumentasjon.
Eksempel: ordren er 2 000, bare 1 500 leveres
En nettbutikk reserverer 2 000 kroner. Før levering viser det seg at én vare ikke kan leveres. Den faktiske belastningen blir 1 500 kroner, og resten av reservasjonen frigjøres etter betalingsløsningens prosess.
De 500 kronene som bare var reservert, er ikke nødvendigvis en refusjon av en gjennomført betaling. Hvis virksomheten derimot allerede hadde belastet 2 000 og deretter betalte tilbake 500, er hendelsesforløpet et annet. Rapportene og underlaget må vise hvilken situasjon som faktisk inntraff.
Regnskapet skal ikke løses ved å summere alle statusmeldinger som innbetalinger. Autorisasjon, belastning og utbetaling kan være tre meldinger om samme betalingsløp.
Når kunden og banken viser ulike beløp
Be først om ordrenummer eller betalingsreferanse, ikke komplette kortopplysninger. Slå opp betalingen i virksomhetens betalingsportal og se historikken. Kontroller om det finnes flere forsøk, en avbrutt betaling, delbelastning eller en påbegynt refusjon.
Skill deretter mellom en kundesak og en avstemmingssak. Kunden trenger å vite hva som er reservert eller belastet. Regnskapsansvarlig trenger å vite hvordan den fullførte betalingen inngår i oppgjøret. De to spørsmålene krever ikke alltid samme dokument.
Avstem brutto betalinger mot netto utbetaling
En utbetaling kan omfatte mange ordre og flere dager. Lag sammenhengen mellom fullførte betalinger, refusjoner, gebyrer og utbetalt beløp. Ikke bokfør netto bankinnbetaling som eneste salgsgrunnlag.
Bruk kortoppgjør med gebyrer og oppgjør som krysser perioder for neste kontroll. Salgs- og avgiftsperioden må vurderes ut fra det konkrete underlaget, ikke automatisk utbetalingsdatoen.
Et avvik bør ha en eier og en neste kontroll
Noter transaksjonsreferanse, status, beløp, forventet hendelse og oppfølgingsdato. En reservasjon som utløper, en belastning som feiler og en refusjon som ikke er ferdig, trenger forskjellig oppfølging. Ikke marker saken som løst bare fordi kunden prøver å betale på nytt; kontroller faren for dobbeltbelastning.
Leverandøreksempel: Stripe om separat autorisasjon og belastning. For salgsdokumentasjon, se Altinn om faktura. Dette er en forklaring av betalingsflyten, ikke et universelt oppsett for alle leverandører.