Hva inngår i varens anskaffelseskost
Innkjøpspris er bare ett ledd i anskaffelseskost. Fordel relevant frakt og toll, og hold fradragsberettiget merverdiavgift utenfor varekostprisen.
En butikk kjøper 100 like enheter for 20 000 kroner. Fakturaen viser en pris på 200 kroner per enhet, men varene må også fraktes og fortolles. Anskaffelseskost beskriver hva det kostet å anskaffe varene, ikke bare tallet på leverandørens varelinje.
For en liten virksomhet er utfordringen ofte at dokumentene kommer fra forskjellige avsendere. Leverandøren fakturerer varen, transportøren fakturerer frakten, og en annen oversikt viser toll og avgifter. Kostprisen trenger en sammenheng mellom disse dokumentene.
Beregn et avgrenset eksempel
Anta at alle de 100 enhetene er like, at hele sendingen tilhører bedriften, og at 2 000 kroner i frakt og 500 kroner i toll er relevante anskaffelsesutgifter. Vi ser bort fra andre kostnader og forutsetter at eventuell merverdiavgift er fullt fradragsberettiget.
| Post | Beløp |
|---|---|
| Kjøpspris for varene | 20 000 kr |
| Frakt knyttet til anskaffelsen | 2 000 kr |
| Toll | 500 kr |
| Samlet anskaffelseskost | 22 500 kr |
| Kostpris per enhet | 225 kr |
Eksemplet er en beregningsmodell, ikke en vurdering av en konkret importdeklarasjon. Om en avgift faktisk er fradragsberettiget, og om en kostnad gjelder anskaffelsen, må dokumenteres for virksomhetens kjøp.
NRS 8 avsnitt 4.1.1 beskriver hvilke kjøpsutgifter som inngår, og betydningen av rabatt og bonus. Skatte-ABC om varebeholdningens kostpris gir det skattemessige utgangspunktet. Regnskapsmessig og skattemessig behandling må holdes atskilt når reglene gir ulike resultater.
Ikke fordel alt etter antall
Hvis sendingen i stedet inneholder 90 små beslag og ti tunge maskindeler, kan lik frakt per stykk gi et misvisende bilde. En relevant nøkkel kan bygge på vekt, volum, verdi eller en dokumentert spesifikasjon fra transportøren. Velg en begrunnet metode som passer kostnaden.
Noter hvorfor nøkkelen brukes. «Fordelt automatisk» sier bare hvordan beregningen ble utført, ikke hvorfor den er riktig. Når en ny type vare endrer sendingens sammensetning, bør fordelingen vurderes på nytt.
Kontroller at samme fraktbeløp ikke både er inkludert i vareleverandørens pris og lagt til fra en separat oversikt. Avklar om transportørens dokument gjelder flere sendinger. En samlefaktura må kunne brytes ned før den brukes på én varegruppe.
Hold andre kostnader synlige
Vanlige driftsutgifter blir ikke automatisk varekostpris fordi virksomheten har et lager. Salgsarbeid, løpende administrasjon og andre utgifter må vurderes ut fra sitt faktiske innhold. Bruk heller tydelige spørsmål om en uklar fakturalinje enn å legge hele dokumentet til lageret.
Merverdiavgift krever egen vurdering. Fradragsberettiget inngående avgift er ikke en ekstra kostnad i eksemplet. Manglende eller begrenset fradragsrett kan endre beregningen. Ikke bruk samme kalkyle ukritisk for varer med forskjellig avgiftsbehandling.
En rabatt som gjelder varene kan påvirke anskaffelseskost. En betaling for en annen tjeneste må derimot ikke trekkes fra vareprisen bare fordi den står på samme kreditnota. Bevar koblingen til det opprinnelige kjøpet og hva leverandøren faktisk har korrigert.
Når fraktfakturaen kommer senere
Det hender at varene er mottatt før siste anskaffelsesutgift er kjent. Lag en oversikt over forventede dokumenter og foreløpige beløp, med en navngitt ansvarlig for oppfølging. Skill anslag fra bekreftede kostnader.
Når dokumentet kommer, sammenlign med anslaget og undersøk differansen. Vurder også hvilke varer som fortsatt er på lager og hvilke som allerede er solgt. En sen faktura bør ikke føre til at hele utgiften vilkårlig legges på noen få gjenværende enheter.
En kostpris som tåler kontroll
Oppbevar beregningen med antall, kostnadstyper, fordelingsnøkkel, valutagrunnlag der det er relevant, og dokumentreferanser. En annen person skal kunne gjenskape 225 kroner i eksemplet uten å spørre hva den opprinnelige saksbehandleren mente.
Ved neste kjøp kan prisen bli annerledes. Det gjør det nødvendig å skille enhetens anskaffelseskost fra bedriftens generelle salgspris og fra en oppdatert innkjøpspris i varekartoteket. En ny prisliste forklarer ikke alene verdien av varer som allerede ligger på lager.
Avvik i mottatt mengde
Hvis bare 98 av de bestilte 100 enhetene kommer, må virksomheten undersøke om to er restlevert, tapt eller feilfakturert. Ikke fordel uendret kjøpesum på 98 uten å forstå hva kravet mot leverandør eller transportør gjelder. Antall og økonomisk oppgjør må kunne forklares hver for seg.
Det samme gjelder varer som er skadet ved mottak. En skademelding kan gi et separat krav, men den beskriver ikke automatisk en endret leverandørpris. Bevar grunnlaget frem til kreditnota, erstatning eller annen avklaring foreligger. Da unngår bedriften å behandle både forventet refusjon og senere kreditnota som to reduksjoner av samme kostnad.