Når faktisk banksaldo avviker fra planen
Forklar avvik med betalingsdato, beløp eller manglende post fremfor bare totalsum.
Når banken viser mindre enn planen, er totalsummen bare starten på undersøkelsen. Forklar avviket med dato, beløp eller en manglende post. Da blir det mulig å rette forutsetningen og se om kommende uker også er påvirket.
Sammenlign samme tidspunkt
Bruk faktisk saldo og planlagt saldo ved samme dato. Kontroller at begge inkluderer samme bankkontoer, og at en betaling under behandling ikke telles som gjennomført. Behold forrige prognose; en plan som allerede er overskrevet, kan ikke vise hva du tok feil om.
| Avvikstype | Eksempel | Oppdatering |
|---|---|---|
| Dato | Kunde betalte en uke senere | Flytt dato og vurder mellomperioden |
| Beløp | Leverandørkrav ble større | Endre beløp og undersøk hvorfor |
| Manglende post | Årsforsikring var utelatt | Legg inn betaling og forbedre rutinen |
Forklar en differanse i kroner
Planen viste 75 000 kroner fredag, mens banken viser 42 000. Differansen er minus 33 000. En kundebetaling på 20 000 er utsatt, reparasjonen kostet 8 000 mer enn anslått, og en abonnementbetaling på 5 000 var glemt. Summen av forklaringene er 33 000. Da er avviket forklart uten å bruke «lavere salg» som en upresis fellesårsak.
Den utsatte kunden kan komme inn neste uke. Reparasjonsøkningen er derimot en varig ekstra utbetaling, og abonnementet kan gjenta seg. Oppdater derfor ikke alle tre som om de bare flyttes frem. Kontroller også om beløpene allerede var med et annet sted i modellen.
Lukk avvik med et tiltak
Gi hvert vesentlig avvik ansvarlig, dato og neste kontroll. En oppdatert saldosum er ikke nok hvis den samme årsaken fortsatt gir feil prognose. For eksempel bør en glemt årsbetaling få en tydelig plass i avtaleregisteret. Skill likviditetsavstemming fra bokføringsavstemming: et korrekt bankregnskap kan fortsatt ha en dårlig fremtidsprognose. Ved uforklart differanse må grunnlaget undersøkes før planen brukes til å godkjenne nye forpliktelser.
Store uforklarte poster bør ikke skjules ved å sette startbalansen lik banken ved hver oppdatering. Da kan planen alltid se avstemt ut uten at årsaken er funnet. Behold en kort bro fra forrige prognose til faktisk saldo, og skill permanente ekstra utbetalinger fra beløp som bare kommer på et senere tidspunkt.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.