Finansiere et prosjekt før første faktura
Koble milepæler til materialkjøp og arbeidskostnader.
Et prosjekt kan gi et godt resultat, men kreve store utbetalinger før første faktura. Lag en tidslinje fra bestilling til første kundebetaling. Da ser du finansieringen som trengs mens leveransen fortsatt er under arbeid.
Koble avtalen til betalingene
Finn når materialer må bestilles, hvilke leveranser som er bindende og når arbeid utføres. Les faktureringsvilkårene: faktura ved oppstart, milepæl eller endelig godkjenning gir forskjellige behov. Kundens kredittid kommer i tillegg til tiden frem til du kan fakturere. Skill prosjektets kostnadsanslag fra faktisk betalingsbeløp, inkludert eventuell avgift.
| Milepæl | Dokumentasjon | Betalingsspørsmål |
|---|---|---|
| Bestilling | Akseptert kontrakt | Er forskudd avtalt og korrekt behandlet? |
| Produksjon | Materialplan og arbeidsgrunnlag | Hvilke utbetalinger må skje før faktura? |
| Godkjenning | Leveringsbekreftelse | Kan faktura sendes, og når kommer oppgjøret? |
Et prosjekt med sen fakturering
Et oppdrag gir forventet kundebetaling på 240 000 kroner. Materialer på 80 000 betales i uke én og arbeid på 50 000 i uke to. Første faktura kan sendes i uke fire, og betaling ventes i uke åtte. Prosjektet trenger dermed minst 130 000 før oppgjøret, pluss øvrige betalinger i perioden. Har bedriften 100 000 tilgjengelig, er det et kjent gap på 30 000 selv uten kostnadsoverskridelse.
En avtalt milepælsbetaling på 60 000 i uke tre kan redusere varigheten på behovet, men løser ikke nødvendigvis utbetalingen i uke to. Se derfor datoene i riktig rekkefølge. Dokumenter hvordan senere milepæler påvirkes; delbetaling må ikke føre til dobbel fakturering.
Før nytt prosjekt aksepteres
Legg prosjektets plan oppå den øvrige betalingsplanen. To samtidige prosjekter kan bruke samme reserve. Avklar finansiering eller endrede kontraktsvilkår før bestillinger blir bindende. Når kunden bestrider leveransen, må både forventet dato og kravets status endres. Regnestykket er prosjektplanlegging og avgjør ikke alene når inntekt skal bokføres eller avgift beregnes.
Avtalt fakturering må skilles fra kundens interne godkjenningsløp. En leveranse kan være ferdig hos deg mens en referanse eller kontroll hos kunden fortsatt mangler. Avklar dette tidlig med riktig kontaktperson. I planen kan en slik forsinkelse få egen begrunnelse, slik at du ikke gjentatte ganger legger innbetalinger for tett etter egen ferdigstillelse.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.
Relevant videre lesning
Les også Designstudio på fastpris: synliggjør revisjonsrundene.