Redusere betalte lisenser ved avtalefornyelse
Bedriften betaler for flere programlisenser enn aktive brukere og må avklare riktig antall før et eget reduksjonsvindu lukkes.
Bedriften betaler for 18 programlisenser, men bare elleve medarbeidere bruker tjenesten fast. To midlertidige medarbeidere trenger adgang i sesongen. Å deaktivere resten kan gi bedre tilgangskontroll uten å endre neste faktura. Fakturert antall må avklares mot leverandøravtalen før fristen for reduksjon.
Tell mer enn navn i brukerlisten
Eksporter eller dokumenter aktive brukere og betalte plasser. Skill medarbeidere, administratorer, delte funksjonskontoer og tilganger som bare brukes av integrasjoner. En konto som sjelden logger inn, kan fortsatt være nødvendig for en viktig arbeidsflyt.
Sammenlign deretter med den fakturerte mengden. Leverandøren kan bruke navngitte brukere, samtidige brukere, minimumspakker eller moduler. Ikke anta at tolv aktive navn automatisk betyr tolv riktige lisenser.
Den konkrete avtalen bestemmer hva bedriften kjøper. Avtaleloven gir et generelt rettslig utgangspunkt, men denne guiden fastsetter ingen universell rett til å redusere antallet når som helst.
Finn reduksjonsvinduet særskilt
En kontrakt kan ha én frist for full oppsigelse og en annen for å endre antall plasser. Finn begge datoene, hvordan melding skal gis og fra hvilken periode endringen virker. Et klikk på «fjern bruker» kan bare avslutte tilgang.
I et tenkt tilfelle fornyes avtalen 1. januar. Full oppsigelse må meldes tidligere enn en reduksjon i plasser. Bedriften vil beholde tjenesten, men må likevel gjennomføre en avtalt reduksjonsprosess. Datoene må hentes fra den faktiske kontrakten; de er ikke gitt her som standardvilkår.
| Gruppe | Antall i eksemplet | Vurdering |
|---|---|---|
| Faste aktive brukere | 11 | Bekreft løpende behov |
| Sesongbehov | 2 | Finn dato og mulighet for midlertidig økning |
| Ubrukte betalte plasser | 5 | Undersøk reduksjon ved videreføring |
| Tekniske tilganger | Avklares | Ikke fjern nødvendig integrasjon ukritisk |
En plan om 13 plasser kan være fornuftig, men må kontrolleres mot produktets faktiske lisensmodell og forventet bemanning. Et lavt tall er ikke en besparelse hvis kritisk arbeid stopper eller dyrere tillegg må kjøpes umiddelbart.
Be om et skriftlig pristilbud for riktig mengde
Finn pris per plass, minimumsbeløp, modulkrav og eventuell prisendring ved lavere volum. Multipliser ikke bare gammel enhetspris med nytt antall dersom volumrabatten samtidig faller bort.
Be leverandøren bekrefte fakturerbar mengde og periode. Noter også hva som skjer hvis bedriften trenger flere brukere midt i året, og om en senere økning skaper ny binding. Beregn samlet årskostnad og faktisk betalingsdato.
Altinn om budsjett i driftsfasen er relevant for den videre økonomiplanen. En lavere løpende kostnad og en lavere kommende årsfaktura er ikke nødvendigvis samme kontantvirkning.
Fjern tilganger og endre avtale som to kontroller
Avslutt unødvendige personlige tilganger etter virksomhetens rutine, men bevar nødvendige data og ansvar. Ikke la en tidligere medarbeiders konto stå aktiv bare for å unngå et vanskelig administratorbytte.
Brukertilgang til regnskapet viser tilgangsprinsippet. Sikre bilag før systemavtalen avsluttes kan også være relevant hvis en modul eller tjeneste tas bort.
Kontroller neste faktura mot bekreftelsen
Oppdater oversikten over leverandøravtaler med ny mengde, dato og ansvarlig. Arkiver bestilling og leverandørens bekreftelse etter Altinns veiledning om oppbevaring.
Når neste faktura kommer, kontroller mengden før godkjenning. Saken er ikke fullført bare fordi intern brukeropprydding er gjort. Bedriften trenger både et riktig tilgangsbilde og et dokumentert grunnlag for det den faktisk skal betale.