Mellomkonto som vokser fra måned til måned
Eieren ser saldo på en teknisk konto uten å vite hvilke hendelser som skal gjøre den opp.
Mellomkontoen skulle bare inneholde kortvarige overføringer. Likevel vokser saldoen, og gamle poster blir med fra måned til måned. Tre restbeløp er blitt omtalt som «tidsforskjeller» siden våren. En mellomkonto må kunne forklares med hendelser og forventet oppgjør, ikke bare med en samlet saldo.
Del historikken i forståelige poster
Hent inngående saldo og alle bevegelser frem til kontrolltidspunktet. Hvis perioden starter med en ukjent rest, må kontrollen gå lenger tilbake. Å bare sammenligne inneværende måneds debet og kredit kan skjule årsaken.
Lag en postliste med dato, referanse, beløp, kilde og forventet motpost. Skill kortoppgjør, interne overføringer og feilføringer dersom de ligger blandet. Samme konto er ikke bevis på at to bevegelser gjelder samme hendelse.
Altinn om dokumentasjon av balansen er relevant for denne gjennomgangen. En konto som teknisk kan brukes midlertidig, har ikke et generelt unntak fra dokumentasjonskrav.
Eksempel med tre gamle rester
Et tenkt firma finner tre åpne beløp: 4 800 fra et betalingsoppgjør, 2 000 fra en intern overføring og minus 600 etter en manuell retting. Nettosaldoen er 6 200, men årsakene må undersøkes hver for seg.
| Post | Alder | Undersøkelse | Ikke gjør dette |
|---|---|---|---|
| 4 800 | Fire måneder | Oppgjørsrapport og faktisk bankpost | Kall alt et gebyr |
| 2 000 | To måneder | Begge egne kontoer og datoer | Før beløpet som ny inntekt |
| Minus 600 | Seks uker | Opprinnelig post og rettingsbilag | Utlign mot nærmeste lignende beløp |
Beløpene er illustrative. Hvis 4 800 allerede er ført et annet sted, må riktig korrigering vurderes. En ny kopi av den gamle posteringen kan gjøre feilen større.
Bruk alder til å prioritere
En kjent utbetaling fra i går kan være en ordinær tidsforskjell. En post fra januar uten dokumentert forventet oppgjør trenger en annen oppfølging. Lag aldersgrupper som passer virksomhetens faktiske betalingssyklus.
For hver rest bør det stå hvem som undersøker og hva neste handling er. «Regnskapsfører ser på det» er for lite hvis ingen har fått dokumentene eller en konkret oppgave. Noter også leverandørkontakt og hva svaret faktisk avklarte.
Kortoppgjør med fratrukket provisjon kan forklare én posttype. Bankavstemming gjelder banksporet. Ingen av dem gjør hele mellomkontoen automatisk riktig.
Skill retting fra manglende informasjon
Når årsaken finnes, vurder hvilke dokumenter og poster som skal korrigeres. Bevar referansen til originalen og forklar endringen. Hvis årsaken fortsatt er ukjent, skal usikkerheten være synlig; en tilfeldig kostnadskonto er ikke en løsning.
Undersøk om flere gamle rettinger har utlignet hverandre uten riktig sammenheng. En saldo på null kan fremstå pen samtidig som både inntekt og kostnad er feil. Kontrollen må derfor også se på hva som passerte kontoen.
Altinn om krav til bilag gir det generelle dokumentasjonsgrunnlaget. Skatt og MVA må vurderes etter den faktiske hendelsen, ikke etter alderen på restposten.
Avklar hva kontoen skal brukes til fremover
Etter opprydding bør ansvarlig beskrive tillatte kilder, forventet oppgjørstid og kontrollfrekvens. Nye transaksjoner fra en integrasjon trenger en tydelig eier av motposten.
Saldobalansen gir overblikket. Bevar en avslutningsliste over forklarte, rettede og fortsatt åpne poster. Eieren trenger ikke en kunstig nullsaldo, men en konto der hver rest har et dokumentert innhold og en bestemt videre handling.