Minstekjøp og ubrukte avtalekvantum

Verkstedet har en avtale om minst 1 000 liter i året, men forventer bare å bruke 650. Enhetsprisen var god da avtalen ble inngått. Nå er spørsmålet hva bedriften faktisk er forpliktet til å kjøpe eller betale. Skill ubrukt avtalevolum fra varer som allerede står på lager.

Les hvordan minimumet er definert

Gjelder kravet et antall liter, et årlig kjøpsbeløp eller et minstebeløp per levering? Hvilken periode brukes, og hvilke varer teller? En avtale kan også ha regler om overføring til neste år eller etteroppgjør hvis rabattvilkårene ikke er oppfylt.

Finn signert avtale og eventuelle endringer. Ikke bygg vurderingen på selgerens muntlige beskrivelse av at minimumet «bare er veiledende». Hvis leverandøren bekrefter en endring, bør innholdet og perioden kunne dokumenteres.

Avtaleloven er et generelt rettslig utgangspunkt. Hvilke krav som kan gjøres gjeldende, avhenger av den konkrete avtalen. Dette er en metode for eierens faktagrunnlag og økonomiske beslutning.

Regn gjenværende forpliktelse før neste bestilling

I et tenkt eksempel har verkstedet mottatt 500 liter og regner med å trenge 150 til før avtaleåret slutter. Det gir 350 liter under det oppgitte minimumet. Dette er ikke det samme som at bedriften har 350 liter på lager.

Hvis varer er bestilt, men ikke levert, skal også den åpne bestillingen vises. Ellers kan eieren bestille mer for å nå minimumet og samtidig få en glemt restordre som gjør innkjøpet større enn nødvendig.

Sammenlign reelle alternativer

Undersøk om leverandøren vil redusere minimumet, forskyve levering eller endre produktutvalget. Finn også hva et eventuelt etteroppgjør faktisk gjelder: tilbakeføring av rabatt, et avtalt gebyr eller betaling for varer som fortsatt skal leveres.

Lag alternativer med samlet utbetaling, lagerbehov og brukstid. Å kjøpe ubrukelige varer bare for å unngå et gebyr kan bli dyrere enn et forhandlet oppgjør. Samtidig kan en kjent fremtidig bruk gjøre senere levering fornuftig. Bruk dokumentert behov, holdbarhet og lagringskostnad i vurderingen.

Større innkjøp for lavere stykkpris viser den frivillige volumvurderingen. Her må allerede inngåtte plikter avklares før alternativene kan sammenlignes på en rettvis måte.

Ikke bokfør en kontraktsrest som fysisk lager

Økonomiansvarlig trenger å vite hva som er mottatt, hva som er bestilt og hva som bare er en mulig fremtidig forpliktelse. En uavklart rest på 350 liter er ikke automatisk en eiendel eller en endelig leverandørgjeld.

Altinn om dokumentasjon av balansen er relevant ved periodeavslutning. Hvis avtalen medfører et tapsbringende eller usikkert oppgjør, må regnskapsmessig og skattemessig behandling vurderes særskilt. Et budsjettanslag skaper ikke i seg selv et fradrag.

Få beslutningen skriftlig og følg den til oppgjør

Noter valgt alternativ, hvem som godkjente det og leverandørens bekreftelse. Leverandøravtaleoversikten bør vise både det løpende minimumet og avtalt unntak.

Gi oppdatert beskjed til innkjøperen og den som godkjenner faktura. Innkjøpsordre kan følge faktiske nye kjøp. Saken er først forklart når bedriften vet hva som skal leveres, hva som eventuelt betales uten levering og hvilke vilkår som gjelder neste avtaleår.