Bilag mottatt etter MVA-rapportering
Avklar hvilken periode bilaget gjelder og før en synlig avviksliste.
Et bilag som kommer etter at MVA-meldingen er sendt, er et kontrollavvik som må undersøkes. Det avgjørende er ikke bare når noen la filen i innboksen. Finn dokumentdato, levering, tidligere registrering og eventuell betaling før perioden avklares. En intern innleveringsfrist flytter ikke avgiftsreglene.
Undersøk hvorfor bilaget er sent
Spør om fakturaen er ny, en kopi av et tidligere dokument eller en korrigering. En ekstra kopi kan allerede være bokført og rapportert. Kontroller også om kostnaden har vært registrert ut fra et foreløpig grunnlag. Et sent bilag skal ikke automatisk gi en ekstra kostnad eller et nytt fradrag.
Lag en kort avviksliste med bilagsreferanse, dokumentdato, mottaksdato og hva som gjenstår. Gi hver sak en ansvarlig person. Avklar avgiftsperioden og eventuell endring av en levert melding med den som fører regnskapet. Ikke bruk betalingsdato som generell regel for MVA-perioden.
| Kontroll | Mulig funn | Videre handling |
|---|---|---|
| Finnes dokumentnummeret allerede? | Duplikat | Koble kopien til eksisterende sak |
| Er dokumentet en ny kreditering? | Ny hendelse | Undersøk årsak og dato |
| Ble avgiften utelatt? | Mulig perioderettelse | Vurder riktig melding |
Eksempel fra etterkontrollen
Et firma leverer MVA-meldingen og mottar neste uke en faktura datert i den rapporterte perioden. Fakturaen har 1 800 kroner i MVA. Kontrolløren finner at den ikke er registrert, og lager en avvikssak med dokumentet og tidslinjen. Saken vurderes før noe legges i neste termin. Beløpet behandles ikke som en automatisk justering bare fordi innboksen var stengt ved innleveringen.
Hvis fakturaen er en kopi av et allerede bokført kjøp, lukkes avviket med referanse til den opprinnelige registreringen. Da blir ikke en forsinket e-post en ny økonomisk hendelse.
Rett rutinen som gjorde bilaget sent
Gi ansatte og leverandører en tydelig kanal og kontroller innboksen før rapportering. Avtal hvordan dokumenter mottatt etter kontrolltidspunktet meldes videre. Skatteetatens meldingsveiledning beskriver rapporteringen, mens Altinn beskriver dokumentasjonskrav. En avviksliste binder disse oppgavene sammen, men erstatter ikke vurderingen av hvilken periode som faktisk er riktig.
Ta vare på mottaksdatoen som en opplysning om rutinen, selv om den ikke avgjør avgiftsperioden alene. Den kan forklare hvorfor dokumentet manglet ved kontrollen og vise om problemet ligger hos leverandøren eller intern innsending. Hvis den samme leverandøren stadig sender sent, avklar fast fakturamottak og kontaktperson. Et mønster trenger en rutineendring, ikke bare en ny enkeltretting hver termin.